사무실 환경관리 시스템은 어떻게 작성하나요?
회사 사무 관리 시스템
제1장 일반 원칙
제1조는 회사 시스템의 사무 업무를 표준화, 프로그램 및 제도화하기 위한 조치입니다. 시스템은 관리 및 조정을 강화하고 사무 절차를 명확하게 하며 사무 효율성을 개선하고 회사의 전략적 목표 실현과 다양한 사업 개발을 보장하고 촉진하기 위해 제정되었습니다.
제2조 본사는 본 시스템의 조직, 시행, 관리 및 감독을 담당합니다.
제2장 과장실 회의
제3조 본사 과장실 회의는 XX업무회의와 XX업무보고회의로 구분한다.
제4조: XX업무회의는 매월(XX회) 총지배인(또는 기타 지정된 본사장)이 주재하고 본사의 다른 리더와 교장이 참석하여 개최됩니다. 및 각 관리 부서의 대리인, 필요한 경우 지정된 직원이 참석합니다. 주로 사업 전략, 주요 사업 결정, 중요한 규칙 및 규정, 주요 투자 또는 무역 프로젝트, 중요한 대외 관계, 주요 업무 배치 및 관리자 사무실에서 논의하고 연구해야 하는 기타 문제 등 회사의 주요 문제를 연구합니다. 회의.
제5조: XX업무보고회의는 매월(XX회) 개최되며, 본부장(또는 지정된 다른 본사장)이 주재하고, 본사의 다른 리더, 사장 등이 참석합니다. 필요시 참석할 인력을 지정합니다. 업무보고 내용에는 조직구조 구성, 직원의 사상현황 및 구체적인 성과, 사업전개 등이 포함됩니다. 보고 부서는 회의 전에 신중하게 준비하고 회의가 있을 때 종합적인 보고서를 작성해야 합니다.
제6조: 각 부서 및 전문업체가 경영자실회의에 제출하여 심의를 거쳐야 하는 사항은 회의 전 영업일 기준 2일 이내에 배경설명과 함께 서면으로 제출하여 경영자실로 송부하여야 한다. 요약 및 심사 총책임자에게 보고하여 회의 안건을 결정합니다. 주제가 결정되면 사무국에서는 회의 준비(회의 자료 등 포함)를 위해 관련 부서에 통보합니다.
제 7 조 관리자 사무실 회의는 합의된 사항에 대해 상응하는 결의 또는 결정을 내리며, 최종 중앙 집중식 의사 결정 및 의사 결정 권한은 총 관리자에게 있습니다.
제8조: 사무실은 관리자의 사무실 회의를 기록하고 정리하고 보관할 전담자를 지정해야 합니다. 중요한 결의 사항은 회의록에 기록되어 해당 부서나 담당자에게 전달됩니다. 추진해야 할 사항에 대해 촉구, 감독, 피드백을 제공합니다.
제9조 본사 리더십 회의는 본부장이 주재하고, 본사의 다른 리더들이 참석하여 수시로 개최하며, 기록 및 감독을 담당한다. 회의에서 해결된 문제의 조정 및 실행.
제3장 공문서 처리
제10조: 각 부서는 회사 시스템 외부의 부서에 부서 이름으로 공문서를 발급해서는 안 됩니다.
제11조 상급 지도부서가 발행한 문서(다양한 부서에서 접수하거나 타인을 대신하여 접수한 서류 포함)는 통합 등록, 배포 및 접수를 위해 사무실에 제출해야 합니다. 관련 서류는 사무국의 승인을 받아 부서에서 복사하여 보관할 수 있습니다.
제12조: 본점 명의로 발행된 모든 공문서 및 서한과 본점 직인을 사용하는 경우 본점은 내용과 본문을 검토할 권리가 있으며 이에 대한 책임은 다음과 같다. 확인 중입니다.
제13조 사무실은 문서와 서류철의 관리를 책임지며 전체 시스템의 문서작업을 지도할 책임이 있다.
제14조 사무실은 본사의 비밀유지 업무규정을 제정하고 전체 시스템의 비밀유지 업무를 지도하는 책임을 진다.
제4장 내부 승인
제15조 산하기관 또는 부서는 승인문서를 사용하여 서면으로 본사장에게 업무를 보고하거나 관련 사항에 대한 승인을 요청해야 한다.
제16조 회사의 각 부서에서 제출한 승인서류는 해당 부서의 책임자에게 직접 발송되며, 책임자가 서명 및 승인한 후 처리를 위해 부서로 직접 반환됩니다. 담당 리더의 권한 범위를 벗어난 사항인 경우 반드시 사무실에 제출하여 본부장에게 보고하여 검토 및 승인을 받은 후 부서에 보고하거나 리더의 지시에 따라 처리합니다.
제17조 종속회사의 승인서류는 제출내용에 따라 관련 관리부서 또는 담당책임자에게 제출하여야 한다. 본부장에게 보고하여 승인을 받아야 하는 경우 사무국에 인계하여 승인을 받은 후 지도부의 지시에 따라 처리합니다.
제 18 조 승인 문서는 본사 장이 서명하고 승인한 후 원본 문서를 사무실에 제출하여 제출 및 검토를 받아야 하며 필요한 경우 사본을 보관할 수 있습니다.
제19조 승인 문서는 인쇄하여 규정에 따라 작성하고 표준화된 형식으로 사용해야 하며, 첨부 파일이 있는 경우 담당자와 보고 단위 담당자의 서명이 있어야 합니다. 완전하고 유효해야 합니다. 일반적으로 한 번에 하나씩 제시해야 합니다. 하나의 사항에 대하여 다수의 승인이 필요한 경우에는 두 번째 제출 시 이전 승인의견을 첨부하여야 한다.
제20조 인수 부서는 책임을 지고 수집, 인계, 양도 및 배송을 신속하고 정확하게 진행해야 하며, 문서 송수신 및 인계 절차가 완벽해야 합니다. 를 설치하고, 등록 및 보관을 담당할 전담자를 지정해야 한다.
제21조 각 부서 및 자회사는 연락업무를 담당할 정규 직원을 연락관으로 지정해야 한다. 문서 서명, 통지 수신 및 부서장 및 담당자에게 전달, 승인 문서 제출 및 기타 관련 사항을 포함합니다.
제5장 인감 사용
제22조: 회사의 중요한 계약, 약정, 대외 약속, 보증, 자산 양도 등과 관련된 모든 법률 문서 및 기타 중요 문서는 인감 사용을 준수해야 합니다. 규제 사무소(또는 계약된 변호사)의 검토를 거쳐 사용 전 서명 및 승인을 위해 총책임자에게 보고됩니다.
제23조. 상급 지도부서에 제출한 서류는 사무국장의 검토를 거쳐 본부장에게 보고하고 서명날인을 받아야 한다.
제24조: 본사 책임자의 특정 업무와 관련된 일반 서한, 보고서, 증명서 등은 사무국의 검토를 거쳐 책임자의 서명과 승인을 거쳐야 한다. 봉인.
제25조 일반 서신, 소개서 또는 위에서 언급한 사항 이외의 사항은 사무국장의 승인을 받은 후 인쇄해야 합니다.
제6장 문서
제26조 문서 사무국은 본사 문서 및 관련 자료의 인쇄를 주로 담당합니다. 인쇄된 내용은 사무실 책임자(또는 책임자)의 검토와 서명을 받아야 합니다.
제27조 각 단위에서 작성 및 발행해야 하는 모든 업무 문서, 편지 및 기타 자료는 자체적으로 인쇄해야 합니다.
제28조 복사, 팩스 등의 업무를 처리할 때에는 '서류사무실 업무신청서'를 작성하여 부서장의 서명을 받은 후 서류사무실로 보내 처리해야 합니다. 매 분기 말에 사무실에서 비용을 계산한 후 이를 재무 부서로 이관하여 부서 비용에 포함시킵니다.
제29조: 일반 업무로 팩스를 보낼 때는 부서장이 서명하고, 중요한 팩스를 보낼 때는 본사 책임자가 서명해야 합니다.
제30조 팩스를 수신할 경우 수신자에게 즉시 서명하도록 통지해야 합니다.
제31조: 모든 부서 및 개인은 스스로 이메일을 주고받을 수 있으며, 본사의 장에 속하는 경우에는 해당 이메일의 처리 책임을 진다.
제7장 리셉션
제32조. 방문하는 모든 손님은 등록 후 방문 단위의 누군가를 맞이하고 소개받아야 합니다.
제33조: 사무실 접수원은 회사 간부들의 손님을 접대하며, 기타 방문객은 방문 단위에서 접대한다.
제34조 비즈니스 협상을 위해 회의실이나 협상실이 필요한 경우 사전에 사무실에 연락해야 하며 접수 담당자가 준비 책임을 집니다.
제8장 기타
제35조 중간급 이상의 간부는 매주 회사에 와서 집단적으로 문제를 논의해야 합니다. 일시적으로 부재중이거나 질병에 걸린 경우에는 반드시 본사 담당 리더에게 휴가를 요청해야 합니다.
제36조: 회사의 각 부서는 매월 말에 각 자회사의 중앙집중적 관리를 실시하며, 각 자회사의 해당 조직 또는 상대적으로 고정된 인원은 업무, 보고 및 기타 자료를 회사에 보고한다. 중앙 관리 부서.
제9장 보충 조항
제37조 XX회사 사무실은 이 시스템의 해석을 담당합니다.
제38조 이 시스템을 시행하는 동안 각 자회사는 실제 상황에 따라 시행 세부 사항을 공식화할 수 있습니다.