파일 관리 방법은 무엇입니까?
파일 관리 방법:
파일 관리 시스템:
1, 회사 파일 작업, 중앙 집중식 분산 관리와 결합된 체제를 구현해야 합니다. 행정부가 주체파일 관리를 담당하고, 다른 부서의 파일 관리 업무를 독촉하고 지도한다. 행정부는 전문 기록실을 설립할 수 있으며, 전문직, 아르바이트 행정 주관으로 회사의 주체 기록 업무를 분담할 수 있다.
2, 관련 서류규정 정신에 따라 각 부서에서 형성한 서류자료는 원칙적으로 본 부서에서 입권과 보관을 담당하고, 정기적으로 회사 기록부에 보관을 이관한다.
3, 회사는 창고 또는 장소, 필요한 시설 및 보호 장비를 보관해 파일을 안전하게 보관해야 합니다. 잠시 서류안 안전보관 조건을 갖추지 못할 경우 관련 서류부서에 대신 보관을 의뢰해야 한다.
파일 관리 작업:
1, 파일 자료 수집.
볼륨 아카이빙 시스템 구축, 건전, 아카이빙 범위, 아카이빙 시간, 보존 기간 설정.
부족한 문건에 대해 다른 조치를 취하여 적극적으로 모두 수집하다.
제때에 재촉한 서류는 재활용에 제출하고 이듬해 검사가 완료된 후 입권 보관을 정리한다.
2, 파일 아카이빙, 볼륨 작성 및 관리.
전종을 구분하고 스탠드 단위를 결정합니다.
분류. 파일 소스, 시간, 제목, 내용, 알파벳 순서에 따라 여러 계층과 범주로 나뉜다.
아카이빙하기 전에 자료를 분류하여 처리할 서류 안에 그룹으로 묶는다.
파일 배열. 입권은 영구, 장기, 단기적으로 각각 조권하고, 볼륨 안의 문서는 본문, 원고, 첨부 요청 및 회답을 함께 배치하고, 서류 목록과 사건 내 목록을 작성하며, 4 ~ 5 부를 복사한다.
< P > 두께를 알맞게 정리하고, 1cm ~ 2cm 사이에서 재료가 너무 좁아서 안감을 추가해야 합니다. 재료가 너무 넓으면 접어서 깔끔하게 해야 한다. 필적은 식별하기 어렵고, 필사본을 첨부해야 한다. 각 서류로 제목을 단정하게 쓰다.
모든 회사 파일 시스템 정렬, 보관 기간 결정, 파일 카탈로그 (카드) 작성, 일정 순서로 정렬 및 보관
1 년에 한 번 파일을 정리합니다.
3, 파일 보관.
파일 손상 방지, 파일 수명 연장, 파일 보안 유지.
회사는 전문 장소 또는 전용 창고 또는 전용 문서 라이브러리를 설립하여 파일을 보관합니다.
기록실의 도난 방지, 방수 얼룩, 습기 방지, 방충제 방지, 방진, 설치류 방지, 고온 방지, 눈부심 방지 등의 작업을 잘하면 문과 창문이 튼튼해야 한다.
4, 파일 인증.
파일의 내용, 소스, 시간, 신뢰성, 이름 등에서 파일의 가치를 확인합니다.
각 파일 유형에 대한 중간 파이프 기간 테이블을 결정합니다. 그 중 재무 서류는 재무 기록 보존 기한표를 참조하시오.
회사 파일 보관 기간은 영구, 장기, 단기 세 가지로 나뉜다. 두 가지 보관 기한 사이에 있는 보관 기간은 길다.
5, 파일 삭제.
유효하지 않은 파일에 대해 진지하게 감정하고 파기 청서를 작성하며 영구적으로 보존한다.
파기 수속을 밟으며 이사회나 사장의 승인을 받아야 파기할 수 있다.
파기 시 두 명 이상의 감매가 있어야 하며, 관서에 서명해야 한다.
6, 파일 대출, 작업 활용.
파일을 사용해야 하는 사람은 모두 문서 조회서를 작성해야 하며, 조회권한과 파일 밀급에 따라 각급 지도자가 서명한 후 파일을 읽을 수 있는 것은 일반적으로 기록실에서만 볼 수 있으며, 두루마리의 서류와 자료는 대여할 수 있다. 빌린 사람은 반드시 등록 수속을 밟아야 한다.
대출 기간은 1 주일 (예: 3 주) 을 초과할 수 없으며, 만기가 되어 반납됩니다. 다시 빌려야 한다면, 갱신 수속을 밟아야 한다.
파일을 빌린 사람은 파일의 무결성을 보장하기 위해 파일을 사랑해야 하며, 무단으로 변경, 스케치, 자르기, 추출, 분리 또는 훼손해서는 안 됩니다. 서류를 빌려서 반납할 때는 면전에서 분명히 살펴야 하며, 분실 또는 손상이 발견되면 제때에 주관 책임자에게 보고해야 한다.
외부 부서에서 서류를 대여하려면 단위 소개서를 소지해야 하며, 사장의 승인을 받은 후에야 빌릴 수 있으며, 기록실에서 가져갈 수 없습니다.
그 카피 발췌 내용도 사장의 동의와 심사 후 반입할 수 있어야 한다.