다큐멘터리 및 파일 관리 업무
1. 문서파일의 정의:
행정파일이라고도 하며 기계, 단체, 군대, 기업, 기관의 지도 및 행정관리 활동에서 형성된 기록을 말한다. , 등 귀중한 문서를 변환하여 보관할 수 있는 기능을 갖춘 자료입니다. 문서 및 아카이브 정리란 지저분한 상태이고 추가 정리가 필요한 문서를 분류, 결합, 정리, 목록화하는 체계적인 프로세스를 말합니다.
문서 파일 정리 방법:
새로운 정리 방법 - 조각을 관리 단위로 사용합니다.
기존 정리 방법 - 볼륨을 관리 단위로 사용합니다.
2. 파일 정리의 일반적인 절차
문서와 파일을 정리하는 전 과정의 관점에서 보면 주로 파일 전체를 구분하는 것, 즉 전체 파일 내에서 파일을 분류하는 것 등을 포함한다. 파일 설정(또는 조각별로 바인딩) ) - 사례 파일(또는 파일)의 배열 및 번호 지정 - 목록 작성 - 배열 및 기타 단계.
1. 전체 컬렉션을 구별합니다. 서로 다른 기관이 만든 문서가 혼합되는 것을 방지하고 각 단위의 역사적 발전을 반영하기 위해 서로 다른 형성 기관, 조직 또는 개인별로 문서를 구분합니다.
2. 전체 파일 내 파일 분류: 단위 내 모든 파일을 소스, 시간, 내용, 형식의 유사점과 차이점에 따라 분류하고 일정한 방법에 따라 배열합니다.
3. 파일 구축: 보관된 문서는 특정 특성에 따라 카테고리로 분류되어 보관의 기본 저장 단위인 사건 파일을 구성합니다. 문서 자료의 조합, 권 내 문서 배열, 사건 파일의 제목 및 제본 등을 준비합니다.
4. 사건파일 정리 : 연도, 기관, 이슈 등의 기준에 따라 사건파일을 체계적으로 정리하여 사건파일의 순서를 정한다.
5. 목록화: 파일 디렉토리 작성, 작성 양식, 사례 파일 표지 작성, 파일 디렉토리 작성 또는 아카이브 작성 등 아카이브의 내용과 형식적 특성을 일정한 형태로 공개하고 소개하는 작업 문서 디렉토리, 파일 번호 등
3. 파일 정리 작업의 원칙
1. 처리된 파일은 보존에 가치가 있습니다.
2. , 문서 간의 유기적 연결을 유지합니다.
문서의 생산 및 처리 과정에서 형성되는 내재적 관계를 말하며, 이는 주로 출처, 시간, 내용 및 형식 측면에서 문서 간의 연결에 반영됩니다.
예: 단위 및 내부 조직
특정 역사적 단계, 1년
특정 활동, 사업 처리, 하나의 조사 수행; , 하나의 사례, 하나의 회의;
다른 언어, 운송업체 자료 등
3. 서로 다른 가치를 구별;
'기관 문서의 보관 및 비보관 범위'의 요구 사항에 따라 서로 다른 값을 구별해야 합니다. 자료" 및 "기관 문서 및 자료의 보관 및 비보관 범위와 문서 및 기록 보관소의 보관 기간에 관한 규정" 보관 범위 내 다양한 문서의 가치에 따라 보관 기간이 다릅니다.
4. 파일 저장 및 사용을 용이하게 합니다.
기록관리 업무의 기본 출발점이자 근본적인 목적이다. 문서 간의 역사적 연관성을 유지하는 데 상충되는 경우에는 보관 보존 및 활용의 편의성이 충분히 고려되어야 합니다.