회사 문서를 효과적으로 관리하는 방법은 무엇입니까?
정보화 시대에 기업은 매일 고속 작업을 하면서 수많은 문서를 생산하는데, 이는 기업의 정보자산이다. 그러나 이러한 자산의 수가 증가할수록 분산된 상태로 체계적으로 관리 및 활용이 어렵고, 장기적으로 볼 때 기업의 정보자산 손실 및 데이터 정보 유출로 인한 막대한 손실을 초래할 수 있습니다. 기업의 손실. 기업이 이러한 잠재적인 정보 보안 위험을 피하려면 시장에서 널리 사용되는 문서 관리 시스템을 사용하여 이 문제를 해결할 수 있습니다.
문서관리시스템은 정보사회에서 파생된 제품으로, 기업의 정보자산 관리와 기업 내 지식시스템 플랫폼 구축, 기업 내 다양한 유형의 문서 관리를 돕기 위해 특별히 탄생했다. .
시중에서 가장 많이 사용되는 Yidu 문서 관리 시스템이 기업 문서를 관리하는 방법에 대해 간략하게 소개하겠습니다.
제가 현재 맡고 있는 직위는 기술직과 영업직입니다. 회사의 성격과 사업 범위는 다를 수 있지만, 프로젝트가 다르고 고객이 다르면 문제가 발생하는 것은 동일합니다. 매일같이 수많은 문서를 어떻게 구별하고 효과적으로 관리할 것인가는 충분히 주의를 기울여야 할 상대적으로 까다로운 문제입니다. 조건이 있는 회사에서는 전문 관리 소프트웨어를 구입하여 사용하지만 대부분의 중소기업에서는 그렇지 않습니다. 수동으로 관리하므로 간단하고 경제적입니다. 나의 구체적인 관행에 대해 이야기해 보겠습니다.
1. 분류 시스템
완전한 분류 시스템을 구축하십시오. 문서는 많지만 문서의 성격은 제한되어 있으며 성격에 따라 분류됩니다. 분류는 계층적 관계를 가지고 있는데, 먼저 일반적인 방향으로 분류가 이루어진 후, 아래로 단계적으로 세분화됩니다.
1. 일반적인 방향 분류
판매 문서, 기술 문서, 계약 문서 등 폴더 이름 지정이 통일된 형식을 가지고 있어 이해하기 쉽습니다.
2. 세부 분류
예를 들어 일반적으로 기술 문서를 프로젝트별로 분류합니다. 각 프로젝트는 폴더 이름으로 시작됩니다. 컴퓨터에서는 이름별로 정렬됩니다. 이는 시간 노드별로 프로젝트를 보는 일상적인 습관에 더 부합하는 자세한 정보를 제공합니다. 파일 이름은 시간부터 시작해야 합니다. 공식 버전이나 나가는 버전의 경우 이름 뒤에 괄호를 추가하세요.
2. 표준화된 파일링
하루에 아무리 많은 문서가 생성되더라도 기록 및 파일링은 적시에 이루어지지 않아 순서대로 작성해야 하는 경우도 있습니다. 문서가 불분명하거나 문서가 제출되지 않은 경우 특정 파일의 지원 프로젝트 또는 클라이언트를 알고 있으므로 이러한 상황을 피하십시오.
3. 테이블 요약 및 작성
위의 방법만으로는 충분하지 않을 때가 있습니다. 특히 제출과 관련된 일부 문서의 경우 테이블을 작성하고 요약하고 분석해야 할 때가 있습니다. 일방적인 사항뿐만 아니라 등록 기록도 필요하며, 기록 내용에는 이름, 이메일 주소, 전화번호 등 수취인 정보, 배송 날짜, 배송 내용 등이 포함되며 통일적으로 기록되고 기록될 수 있습니다. 쉬운 쿼리를 위해 양식을 통해 필터링됩니다. 프로젝트에 필요한 다양한 파일을 생성하고 프로젝트 진행 중 중요한 세부 사항을 모두 이해하면 시간이 아무리 오래 걸리더라도 컴퓨터에서 기록한 내용을 통해 중간 프로세스의 세부 사항을 알 수 있으며, 특정 파일의 목적, 버전 및 날짜.
문서 관리는 회사마다, 직급마다, 직원마다 문서 관리 방법이 다르기 때문에 상대적으로 복잡한 프로젝트입니다. 저는 플래닛의 CEO입니다. 여러분에게도 도움이 되기를 바랍니다. 또한 다양한 의견을 가진 네티즌들의 댓글과 조언도 부탁드립니다. 다시 한 번 감사드립니다!
광고회사에는 수정된 사진과 포스터가 셀 수 없이 많이 있는데, 하드디스크 공간을 차지하고 삭제할 수 없는 것이 핵심입니다. , 그리고 보고 싶지 않은 사진이 매일 눈앞에 나타나니 머리가 아프네요.
다음과 같은 내용을 정리해 보았는데, 도움이 되셨으면 좋겠습니다 1. 하드디스크의 완벽한 파티션
사진, 카피라이팅, ppt 등을 아래에 정리하면, 또는 회사별로 하나씩 폴더 배치는 회사별로 여러 개의 폴더로 나누어 사진, 카피라이팅 등을 보관하는 방식인데 이게 더 직관적이고 찾기 쉬운 것 같아요.
2. 사진 또는 사본의 이름을 설정하세요.
우리가 디자인한 사진 포스터는 수정되는 경우가 많으며 때로는 고객이 수정 후 원본 포스터가 더 좋다고 말할 때도 있습니다. 따라서 각 파일에 기억하고 찾기 쉬운 이름을 지정해야 합니다. 예를 들어, 어떤 회사에서 포스터 디자인을 의뢰했는데, 디자인이 완성된 후 그 사진을 어떤 회사의 포스터 원본이라고 이름을 붙인 뒤 보고 만족하지 않더군요. 여기서 바꾸고 여기서 바꾸고 여기저기서 듣고 고객의 의견을 완성한 뒤 계속해서 수정을 하여 XX회사 포스터 001로 명명했습니다. 두 번째는 XX회사 포스터 002였습니다. . 고객이 만족한 후 최종 버전은 XX 회사 포스터로 명명되었습니다. 이러한 방식으로 계층적으로 이름이 지정된 파일을 사용하면 고객이 만족하지 못할 때 지점을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 2. 추가 포인트
포스터 디자이너들은 매월, 분기별로, 많게는 일주일에 한 번씩 디자인을 바꾸는 경우가 많기 때문에 특정 회사의 포스터 디자인 네이밍 방식은 아직도 구별이 불가능합니다. 디자인은 물론 속성의 날짜를 볼 수도 있지만 너무 번거롭습니다. 이름을 지을 때 날짜를 직접 추가하면 됩니다. 특정 회사 포스터 180306001. 이름은 2018년 3월 6일 디자인 No.001을 의미합니다. 3. 오래된 파일이 너무 많아 하드 드라이브가 과부하되었습니다.
디자인 컴퓨터는 항상 작은 하드 드라이브를 싫어합니다. 자료가 너무 많고 수정된 초안, 앨범, 포스터 등이 모두 고화질 대용량 파일이므로 많은 공간을 차지합니다. 일부 오래된 파일을 저장하거나 오랫동안 사용하지 않은 파일을 클라우드 디스크에 업로드할 수 있습니다. 회사는 동료가 보다 쉽게 다운로드할 수 있도록 계정을 사용할 수 있습니다.
위 내용은 제 개인적인 의견이니 많은 도움이 되셨으면 좋겠습니다! ?
몇 가지 간단한 방법을 알려드리겠습니다.
창 시스템 파일을 변경하고 저장하는 데 필요한 시간이 표시됩니다. 최근 수정된 파일을 비교하고 찾을 수 있습니다. p> 또 다른 어리석은 방법은 매일 사무실 문서에 다음과 같은 날짜 폴더를 만드는 것입니다.
이렇게 하면 오래된 문서를 잃어버릴 염려가 없고 비교하고 수정할 수도 있습니다
중복 항목을 비교하고 제거하는 데 사용할 수 있는 소프트웨어도 있습니다. 이 소프트웨어는 매우 강력합니다!
파일관리는 파일관리라는 생각에서 시작하여 분류관리를 해야 합니다. 색인 관리는 기업의 인터넷 사무용 소프트웨어나 간단한 전자 카탈로그를 사용하여 수행할 수 있습니다.
확실하지 않은 경우에는 지역 도서관에 가서 현장 점검을 통해 도서관이 도서를 분류, 분류 및 상담하는 방법을 확인할 수 있습니다.
더 많이 생각하고, 더 알아보고, 인덱스를 만들어 숫자별, 콘텐츠별, 부서별, 시간별, 레벨별로 관리하세요...
클라우드 박스 프라이빗 클라우드 기업 네트워크 디스크를 구축할 수 있는 이유는 다음과 같습니다.
유연한 확장
현대 기업의 파일 데이터는 매우 많습니다. 크기 때문에 유연한 저장 공간이 매우 중요합니다. Cloud Box 프라이빗 클라우드 기업 네트워크 디스크는 탄력적인 확장을 지원하며, 하드 디스크는 플러그 앤 플레이 방식입니다. 안전한 저장
클라우드 박스는 예약 백업, 암호화 저장, 워터마크 미리보기, 외부 링크 기간, 클라우드 링크 암호화, 중요 단어 필터링, 내 QR코드 로그인, 파일 권한 설정 등 최대 22가지 보안 기능을 지원합니다. . 기업 파일을 보호하고 데이터 손실을 방지하세요. 효율적인 협업
언제 어디서나 Cloud Box에서 파일을 받아 동료와 소통하고, 파일 처리를 시작하고, 동료에게 확인 알림을 보내고, 이메일을 보낼 수 있습니다. Cloud Box는 단순한 파일 관리가 아니라, 모두가 보다 쉽게 협업하고 업무 효율성을 높일 수 있도록 지원합니다.
오늘날 대부분의 기업은 종이 없는 사무실을 운영하고 있습니다. 종이 문서는 저장하기 어려울 뿐만 아니라 처리하기도 매우 어렵습니다. 기업이 전자 문서 버전을 채택하면 업무 효율성이 향상될 뿐만 아니라 환경 친화적이기도 합니다.
그날 많은 전자문서를 쌓은 뒤, 효율적인 사무를 위해서는 이를 처리할 적절한 파일 관리 파일도 필요하다.
Yichang Netdisk는 기업용 파일 사무용 소프트웨어입니다. 우선 Netdisk는 대량의 기업 파일을 저장하고 자동으로 백업할 수 있으므로 저장 공간과 파일 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다. .
둘째, 네트워크 디스크의 고급 검색 기능을 사용하면 대용량 파일 중에서 대상 파일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
마지막으로 Yichang Netdisk 시스템은 표준 API 인터페이스를 외부 세계에 개방하고 기업의 기존 비즈니스 시스템을 통합하여 기업 파일 관리와 비즈니스 트랜잭션의 상호 운용성을 향상시킬 수 있습니다.
오늘날 기업에서는 파일 관리를 파일 백업 및 보존으로 이해하는 경우가 많습니다. 이는 직원들이 거부할 뿐만 아니라 파일 저장 방법도 고려하지 않는 일입니다. 경영이 일상 업무의 문제와 결합되면 원하는 결과를 달성하기 어려운 경우가 많습니다.
문서는 기업의 개발 메모리, 경험 및 결과를 담고 있기 때문에 모든 기업이 관리해야 하는 중요한 핵심 콘텐츠입니다. 이러한 중요한 파일은 대개 개인 또는 부서 수준에서만 관리됩니다. 직원의 퇴사로 인한 분실, 시간의 경과로 인한 기억 상실, 불규칙한 사용으로 인한 분실 및 훼손, 악의적 유포로 인한 손실 가능성까지 있습니다.
따라서 희보통은 모든 유형의 기업 파일(문서, 오디오, 비디오 등)을 관리 플랫폼에 저장할 수 있는 기능을 고객에게 제공하여 질서 있는 관리를 달성하고 경영진과 인력이 분산되어 발생하는 파일을 방지할 수 있습니다. 손실의. 동시에 우리는 기업 문서의 표준화된 적용을 실현하고 불편한 사용, 소재지 알 수 없음, 악의적인 확산과 같은 난처한 상황을 해결하기 위해 프로세스, 권한 및 대출 및 반환 관리 시스템이라는 세 가지 주요 관리 시스템을 기업에 제공합니다. 일반 관리 소프트웨어는 주로 프로세스 관리를 해결하고, 희보통은 형성된 프로세스 관리뿐만 아니라 후속 배포, 변경, 차용 및 반납 등의 관리를 포함하여 결과로 변환된 문서를 관리합니다.
파일 관리는 이제 기업에서 점점 더 많은 관심을 받고 있습니다. 파일 관리의 핵심은 파일을 보다 적절하게 저장하고 후속 검색 시간을 절약하는 것입니다. 파일을 중앙에서 저장하고 관리하려면 Wuyou·Enterprise Online Documents라는 기업 협업 오피스 소프트웨어를 사용해 보세요.
Wuyou·Enterprise Online Documentation은 오픈 소스(100% 소스 코드 제공), 민영화된 배포(SaaS 모델 및 PaaS 모델 지원), 2차 개발을 지원하는 기업 수준의 온라인 문서입니다. 완벽한 기능(양식, 문서, 마인드맵, 흐름도 등)을 갖추고 있으며 작동이 편리하고 사용하기 쉬우며 교육이 필요하지 않습니다. 기본적으로 모든 시나리오에서 효율적인 사무실 사용에 대한 모든 사람의 요구를 충족할 수 있습니다.
제품 기능 소개:
오픈 소스: /
온라인 편집, 협업 오피스: 여러 사람이 동시에 편집할 수 있으며 이는 현재 다양한 대기업 및 중소기업의 사무실 기능, 협업은 동일한 비용으로 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다
편리한 운영: 책장과 같은 지식 베이스의 카탈로그 및 개요 기능을 통해 여러 문서를 구성하여 형식화할 수 있습니다. 책과 같은 책처럼 명료하고 읽기 쉬워 지식의 창출과 축적을 촉진하는 지식베이스입니다. 기사 콘텐츠 편집은 즉시 액세스할 수 있으며 교육이 필요하지 않습니다.
편리한 조작 : 책장과 같은 지식베이스의 디렉토리 및 개요 기능을 통해 여러 문서를 구조화할 수 있어 책처럼 명확하고 읽기 쉬운 지식베이스를 형성하여 작성이 더 쉬워집니다. 그리고 지식을 축적해 보세요. 기사 콘텐츠 편집은 즉시 액세스할 수 있으며 교육이 필요하지 않습니다.
완전한 권한 시스템: 조직, 부서, 메뉴, 역할 및 기타 권한 시스템으로 기업 관리에 더 적합합니다.
효율적인 협업, 팀 관리 지원, 소유자, 관리자, 다중 역할 제공 회원 및 일반 방문자 등 정보 공유 범위를 제어할 수 있습니다.
서식 있는 텍스트, 마인드 맵, 온라인 양식, 그림 등 다양한 문서를 지원합니다. . .
간단하고 사용하기 쉬운 텍스트 편집기
풍부하고 강력한 온라인 양식, 원하는 모든 기능
명확하고 미니멀한 마인드 맵 편집
공동 작업, 팀 효율성 향상
강력한 라이브러리 검색 엔진, 모든 문서, 콘텐츠 찾기 쉽고 편리함
다양한 애플리케이션 확장, 더욱 쉽고 편리함
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제품의 핵심 기능:
프라이빗 배포: 컨테이너화된 배포 솔루션을 제공하고, 퍼블릭 클라우드와 프라이빗 클라우드의 다양한 모드를 지원하며, 프라이빗 클라우드는 다양한 요구 사항을 충족합니다.
코드는 오픈 소스입니다. 현재 오픈 소스 코드는 gitee, github 및 기타 코드 호스팅 플랫폼의 오픈 소스이며 소스 코드는 100% 공개되어 있습니다.
기본 프레임워크는 Spring Cloud의 기본 프레임워크를 사용하여 대규모 동시성을 확장할 수 있으며, 현재 개발팀에서는 비공개 화상 회의, 이메일 관리, 작업을 구축하고 있습니다. 관리 및 기타 응용 프로그램.
다중 모드 지원: 독립적인 백엔드 제어를 통해 다중 테넌트(SaaS) 및 단일 테넌트(PaaS) 모드 지원
Wuyou 문서의 현재 버전은 1.3이며, 다음 버전은 업데이트될 예정이며, 다음 기능을 점진적으로 조정할 예정입니다:
위 기능 외에도 점차적으로 "프로젝트 작업 관리", "개인화된 화상 회의", "기업 내부 관리" 소스를 오픈할 예정입니다. 시스템" 및 기타 기업 레벨 애플리케이션 PaaS 제품.