조달 문의 표준 프로세스
전체 문의 및 조달 프로세스는 일반적으로 6단계로 나누어집니다.
1. 문의 준비 단계에서는 다음 단계를 따라야 합니다. ?
1.1 조달 프로젝트 분석을 수행합니다. 조달 단위가 위탁한 조달 프로젝트를 수락한 후 중앙 조달 기관은 조달 단위가 제안한 조달 프로젝트 계획 및 조달 계획을 자본, 기술, 생산, 시장 등 여러 측면에서 종합적이고 종합적으로 분석해야 합니다. , 과학적 조달 계획을 결정하기 위해 전체 구매 품목 목록을 준비하십시오.
1.2 조달 계획을 개발하고 조달 품목 목록을 결정합니다. 분석 및 실증된 조달 계획에 대해 중앙 조달 기관은 조달 부서 및 관련 전문가와 함께 조달 프로젝트의 실증 및 타당성 분석을 수행해야 하며, 필요한 경우 관련 당사자를 구성하여 현장 점검을 수행해야 합니다. 조달 단위 및 최종 결정을 공식화하고, 조달 항목의 최종 목록을 결정하고, 관련 기술 요구 사항 및 비즈니스 요구 사항을 명확히 합니다.
1.3 문의 편지를 작성하세요. 중앙 조달 기관은 프로젝트의 특성을 결합하고 프로젝트 분석 및 실증, 조달 프로젝트 목록 및 관련 기술 요구 사항을 기반으로 조사를 준비해야 합니다. ? 완전한 문의서에는 주로 다음 내용이 포함되어야 합니다. 1) 문의 공고 또는 견적 초청장: 조달 프로젝트의 소개 및 내용, 견적 단위의 자격 요건, 견적 단위를 획득하는 방법 및 시간을 포함합니다. 문의서 및 문의서의 판매 가격 가격(있는 경우), 견적 시간 요건, 견적 위치, 견적 방법, 담당자 및 연락처 정보 등 2) 조달 프로젝트 요구 사항: 조달 단위의 기본 상황, 조달 프로젝트의 세부 사항 및 요구 사항, 조달 프로젝트 목록 및 관련 기술 요구 사항, 견적 단위의 자격, 계약의 특별 조건 등을 포함합니다. 3) 견적 단위에 대한 지침: 문의서의 주요 내용, 프로젝트의 구현 프로세스 및 구체적인 요구 사항, 견적 단위 요구 사항, 견적 형식 및 내용, 견적 방법 및 시간 요구 사항을 포함합니다. 견적 평가 방법 및 원칙, 거래 종료 방법 및 원칙, 계약 체결 방법 등을 결정합니다. 4) 계약서식 : 계약의 주요사항, 사업진행, 공사기간, 계약가격 및 지급방법의 내용, 계약 당사자의 권리와 의무, 수락기준 및 방법, 계약위반에 대한 책임 등을 포함한다. , 분쟁 해결 방법, 효과적인 방법 및 유효 기한 및 기타 비즈니스 요구 사항 등 5) 견적 문서 형식: 주로 견적(또는 견적서), 견적 양식, 주요 장비 및 서비스 설명, 견적 단위의 자격 문서 및 서비스 약속 및 관련 내용을 포함합니다.
1.4 문의서 확인. 문의 서신 작성이 완료되면 검토 및 확인을 위해 구매 단위로 보내야 합니다. 구매 단위의 법적 대리인 또는 권한을 부여받은 사람이 서명하고 직인을 날인한 후에만 공식적으로 인쇄할 수 있습니다. .
1.5 공급업체를 초대합니다. 문의서에 명시된 공급업체 자격 조건 및 초대 방법에 따라 관련 공급업체를 견적에 참여하도록 초대합니다.
공급업체 초대는 공개 초대 또는 제한적 초대의 형태를 취할 수 있습니다. ? 1) 공개초청방식은 정부조달관리기관(재무부 또는 시·도 재정부서)이 지정한 정부조달정보 공개매체에 조달정보를 공개하고, 질의공고(또는 인용문)를 게재하는 것을 말한다. 초대장), 그리고 광범위하게 초대 참여에 관심이 있는 공급업체가 견적을 제시할 수 있는 방법입니다. ?2) 제한초청 방식이란 정부조달 공급자 정보 데이터베이스에서 해당 공급업체를 무작위로 3개 이상 선정하여 초청장을 서면으로 발송하여 견적을 요청하는 방식을 말한다.
1.6 사전 심사를 실시합니다. 견적 참여에 관심이 있는 공급업체의 사전 자격 심사에는 기본 자격 심사, 전문 자격 심사 등 주로 해당 공급업체가 제출한 관련 자격 서류를 검토하는 과정이 포함됩니다. 제한초청방식을 채택할 경우 사전심사는 필요하지 않습니다.
1.7 문의 서한을 발행합니다. 자격심사를 통과하고 프로젝트 요구사항을 충족한 공급업체에게 문의서한을 발행합니다.
1.8 문의 그룹을 구성합니다. 문의팀은 주로 문의서의 조항에 따라 각 공급업체가 제공한 견적을 독립적으로 평가할 책임이 있습니다. 조사팀은 일반적으로 조달단위 대표, 중앙조달기관 대표, 관련 전문가로 구성된다. 구성원 수는 홀수 3명 이상이어야 하며, 그 중 전문가 수가 2명 이상이어야 한다. 1/3.
1.9 평가 방법 및 문서를 준비합니다. 평가 방법 및 문서는 평가 기준, 평가 방법, 거래 결정 원칙 등을 포함하여 조사팀 구성원이 평가 과정에서 사용하고 중앙 조달 기관이 거래를 결정하는 데 사용되는 관련 자료입니다.
2. 문의 및 평가 단계에서는 다음 단계를 따라야 합니다.
2.1 공개 인용. 각 공급업체는 지정된 시간 내에 중앙 조달 기관에 견적 문서를 제출해야 합니다. 공정한 경쟁을 보장하기 위해 견적 문서에는 변경 불가능한 최종 견적이 한 번에 인용되어야 합니다. 견적서류는 밀봉하여 제출하여야 하며, 일반적으로 팩스나 전화견적은 접수하지 않습니다. 견적 문서가 제출된 후 공급자는 견적 문서를 수정해서는 안 됩니다. 중앙조달기관은 견적마감일 이전에 견적문건을 접수받을 전담인력(2인 이상)을 지정하여 적절히 보관하여야 하며, 마감일 이후 제출된 견적은 접수를 거부하여야 한다.
견적 마감일 이후 중앙조달기관은 각 공급업체가 제공한 견적문서에 포함된 견적서를 바탕으로 공개견적을 실시하는 공개식을 실시해야 한다. 공개 견적 행사에는 구매 단위 대표, 공급자 대표, 감독 당사자 대표(규율 검사 및 감독 기관 또는 정부 조달 감독 관리 기관), 관련 분야의 기술 전문가가 참여해야 합니다. 일반적으로 공개 인용 행사에도 참여합니다.
2.2 문의팀이 견적 문서를 검토합니다. 문의팀의 모든 구성원은 각 공급업체의 견적 문서를 검토하며, 주로 각 견적 문서의 완전성, 조달 계획에 대한 완전한 대응, 견적 단위의 자격 및 적격성 등을 검토하여 견적의 유효성을 판단합니다. 서류.
검토 과정에서 각 견적 문서가 공정하게 처리되었는지 확인하세요.
2.3 조사팀은 종합적인 평가를 실시합니다. 질의팀은 각 공급업체의 견적에 대해 질의서, 평가 방법 및 문서, 사전 설정된 거래 평가 기준을 중심으로 종합적으로 평가해야 하며, 각 견적 단위에서 제출한 견적이 처리되는지 확인해야 합니다. 꽤. 견적 문서를 검토하고 종합적으로 평가하는 과정에서 문의 팀은 해당 견적과 관련하여 특정 공급업체와 협상을 해서는 안 됩니다.
2.4 문의팀은 사전 거래 공급업체를 추천합니다. 조사팀은 종합평가를 바탕으로 거래 전 공급업체 목록을 선정합니다. 정상적인 상황에서 거래를 체결하는 공급업체는 조달 요구 사항을 충족하고 품질과 서비스가 동일하며 견적이 가장 낮은 공급업체여야 합니다.
2.5 조사팀은 조사 결과 보고서를 발행합니다. 조사팀은 중앙조달기관에 조사결과 보고서를 발행해야 한다.
질의결과보고서에는 주로 질의공지(견적초대장) 발행일자 및 방법, 질의에 응답하고 질의서를 받은 공급업체 목록, 견적 및 평가 일자 및 장소, 문의팀 구성원 및 직원, 견적 기록, 평가 방법 및 기준, 견적 자격, 적합성 검토 현황, 견적 무효 공급업체 목록 및 사유 설명, 평가 기록, 종합 평가 현황, 거래 확정을 위한 문의팀의 권고 사항 등 .
2.6 거래 공급업체를 결정합니다. 중앙조달기관은 질의팀의 질의결과보고서와 추천된 거래 전 단위 목록을 토대로 질의서한, 평가방법 및 문서, 사전 설정된 원칙에 따라 최종 거래의 공급자를 결정한다. 거래를 결정하기 위해.
2.7 조회결과 통지서를 발행한다. 중앙조달기관은 거래를 체결한 공급자에게 조회결과통지(거래통지)를 발행하고, 견적에 참여하는 모든 공급자에게 평가결과를 통보한다. 문의결과통지서(거래통지서) 사본도 구매 부서에 송부하고 정부 조달 감독 관리 기관에 제출하여 기록으로 남겨야 합니다. 거래 결과는 지정된 매체를 통해 공표됩니다.
2.8 구매계약을 체결합니다. 중앙조달기관은 수요공급측(공급자와 조달단위를 말한다. 이하 동일)을 조직하여 기술 및 업무교류를 진행하고 질의서에 명시된 시간 내에 조달계약을 교섭 및 체결하여야 한다. 조달 계약의 협상과 체결은 개방성, 공정성, 공평성, 정직성, 신뢰성, 상호 이익의 원칙에 따라 진행되어야 하며 국가의 관련 법률, 규정 및 정부 조달 시스템을 엄격히 준수해야 합니다. 조달 계약의 교섭 및 체결은 문의서, 공급자의 견적서 등 관련 내용에 따라 엄격히 이루어져야 하며, 문의 결과 및 거래 가격을 위반해서는 안 됩니다. 조달 계약은 공급 당사자와 수요 당사자 모두가 서명하며, 중앙 조달 기관이 계약 확인 당사자 역할을 하며, 양 당사자가 정식으로 서명한 계약을 검토하고 확인하여 공증 기관에 보고합니다. 기록을 위한 정부 조달 감독 및 관리 권한.
3. 프로젝트 실행 단계. 프로젝트 시행 단계는 계약 이행 단계이다. 이 단계에서 공급 및 수요 당사자는 효과적인 조달 계약에 따라 중앙 조달 기관의 감독하에 각자의 책임과 의무를 수행합니다. 일반적으로 계약 이행 중에 변경이 허용되지 않습니다. 공급측과 수요측은 계약의 관련 조건에 따라 협상하고 해결해야 하며, 주요 변경 사항, 공급측과 관련된 협상의 경우 계약 체결 절차에 따라 검토 및 확인을 위해 중앙 조달 기관에 제출해야 합니다. 합의된 변경사항에 대해서는 중앙조달기관이 신청하고 조직해야 하며, 서면 보충 합의서에 서명해야 합니다.
4. 프로젝트 승인 단계. 모든 프로젝트가 완료된 후 조달 결과 및 공급업체 성과를 확인하기 위해 프로젝트 완료에 대한 전반적인 승인이 구성되어야 합니다. 승인의 근거는 프로젝트 계약과 관련 국가 품질 표준이어야 합니다(승인의 근거와 표준은 사전에 계약서에 규정되어야 합니다). 완료 승인은 일반적으로 구매 부서에서 조직해야 합니다. 일부 대규모 또는 복잡한 프로젝트의 경우 프로젝트 승인 팀이 중앙 조달 기관에 의해 구성되어야 하며 일부 특수 프로젝트의 경우 승인 팀이 지방 정부에서 수행해야 합니다. 검사 자격이 있는 경우 성급 이상의 관련 품질 검사 부서에서 승인을 받아야 합니다.
중앙조달기관의 수락절차는 공급자(거래공급자)가 먼저 수요자(구매단위)에게 수락신청보고서를 제출하고 공급자는 수요자가 제출한 수락신청보고서를 검토하는 것이다. 완성된 프로젝트에 대한 예비 검사를 실시하여 적합하다고 확인되면 승인 신청 보고서에 서명하고 도장을 찍은 다음 중앙 조달 기관의 검토를 위해 중앙 조달 기관에 보내야 합니다. , 수락 조건이 충족되었다고 판단되면 수락 팀을 구성하여 수락을 조직해야 합니다. 수락 팀은 일반적으로 공급 및 수요 당사자의 대표, 중앙 조달 기관의 대표, 관련 품질 검사 기관의 대표로 구성됩니다. 및 관련 분야의 기술전문가(전문가의 수는 전체 인원의 3분의 2 이상이어야 한다)로 구성된다.
프로젝트가 승인 검사를 통과하면 구매 부서 또는 승인 팀은 프로젝트 완료 승인 보고서를 발행해야 합니다. 승인 보고서에는 승인 팀 구성원이 서명하고 공급 당사자와 양 당사자의 도장이 찍혀야 합니다. 수요, 중앙조달기관, 관련 품질검사기관의 직인. 승인 보고서가 작성되면 효력이 발생하며 공급자와 구매자 모두에 대해 만장일치로 구속력을 갖습니다. 승인 보고서가 실패할 경우 공급자는 수정이 승인되고 승인 조건이 충족된 후 기한 내에 수정해야 합니다. 충족되면 수락 팀이 수락을 구성합니다.
5. 조달 결산 및 조달 문서 정리 단계
5.1 조달 결산.
프로젝트 승인이 완료된 후 중앙 조달 기관은 승인 보고서에 따라 계약 지불 절차를 처리하고 조달 계약에 명시된 지불 조건 및 지불 방법에 따라 정부 조달 자금 관리 부서가 조달 자금을 공급자에게 지불합니다. 중앙조달기관의 지급절차 및 정부조달자금 정산회계처리를 수행합니다.
5.2 조달 문서 정리. 조달 문서 관리에 관한 "정부 조달법"의 관련 규정에 따라 중앙 조달 기관은 조회 및 조달의 전체 과정에 대한 문서 및 자료를 정리하고 조달 파일을 수집하며 정부 조달 정보를 정기적으로 요약 및 보고합니다. .
6. 애프터 서비스 단계. 이 단계는 조회 조달 활동의 마지막 단계입니다. 이 단계에서는 공급 당사자와 수요 당사자 모두 계약 조항에 따라 각자의 책임과 의무를 계속해서 수행해야 합니다. 중앙 조달 기관은 계약 이행을 조정하고 해결해야 합니다. 정부 조달 시스템 규정 및 계약 조건에 따라 적시에 프로세스를 진행합니다. 우리는 계약 만료까지 양 당사자의 계약 이행, 특히 공급업체의 애프터 서비스를 감독하고 검사합니다. 질의 조달의 전체 실시 과정에서 중앙 조달 기관 및 조달 부서는 징계 검사 및 감독, 정부 조달 감독 및 관리 부서의 감독을 의식적으로 수용해야 하며 필요한 경우 공증을 수행해야 합니다.
확장 정보
구매는 기업이 기업의 생산 및 사업의 정상적인 발전을 보장하기 위해 특정 조건에서 기업 자원으로 공급 시장에서 제품이나 서비스를 얻는 기업을 의미합니다. 활동. 개인 또는 단위가 자신의 필요를 충족하거나 생산 및 사업 활동의 정상적인 발전을 보장하기 위해 특정 조건 하에서 자신의 자원으로 공급 시장에서 제품 또는 서비스를 얻는 사업 활동을 말합니다.
(1) 소위 조달은 자원 시장에서 자원을 획득하는 프로세스입니다.
이러한 자원을 제공할 수 있는 공급업체가 자원 시장을 형성합니다. 자원 시장에서 이러한 자원을 얻으려면 조달을 사용해야 합니다. 즉, 조달의 기본 기능은 사람들이 자원 시장에서 필요한 다양한 자원을 얻을 수 있도록 돕는 것입니다.
(2) 조달은 비즈니스 흐름 프로세스이자 물류 프로세스입니다.
조달의 기본 기능은 자원 시장의 공급자로부터 사용자에게 자원을 이전하는 프로세스입니다. 이 과정에서 첫 번째는 자원의 물질적 실체를 공급자의 손에서 사용자의 손으로 이전하는 것입니다. 전자는 주로 상품 거래 및 등가 교환을 통해 상품 소유권 이전을 실현하는 비즈니스 흐름 프로세스입니다. 후자는 주로 운송, 보관, 포장, 선적 및 하역, 유통 처리 및 기타 수단을 사용하여 상품의 공간적 위치와 시간 위치의 완전한 조합을 달성하는 데 필수적인 물류 프로세스입니다. 이 두 가지 측면이 완전히 실현된 경우에만 조달 프로세스가 완료된 것으로 간주됩니다. 따라서 조달 프로세스는 실제로 비즈니스 흐름 프로세스와 물류 프로세스를 통합하는 것입니다.
(3) 조달은 경제 활동입니다
전체 조달 과정에서 한편으로는 기업의 정상적인 생산이 원활하게 진행되도록 조달을 통해 자원을 얻습니다. 조달의 이점은 조달과정에서 발생하는 각종 비용, 즉 조달비용이다. 조달에 따른 경제적 이익의 극대화를 추구해야 합니다. 즉, 조달비용을 지속적으로 절감하고, 최소의 비용으로 최대의 이익을 얻는 것입니다. 이를 달성하기 위해서는 과학적 조달을 위해 노력하는 것이 핵심이다. 과학적인 조달은 기업의 경제적 이익을 극대화하기 위한 기본적인 이익원천입니다.
구매 과정
정보 수집, 문의, 가격 비교, 협상, 평가, 샘플 요청, 결정, 요청, 주문, 조정 및 의사소통, 신속 처리, 입고 검사, 지불 분류.
구매수량 계산 : 당기간 구매수량 = 당기간 생산 소요량 금기 미예정 재고 - 이전 기간 예상 재고 - 이전 기간에 구매했으나 재고가 없는 수량
조달 비용을 합리적으로 줄이는 방법: 합리적인 조달 계획을 미리 세우고, 현재 시장 상황을 확인하고, 비용에 영향을 미치는 요인과 사건을 파악하세요. 여러 자격을 갖춘 제조업체의 견적을 적절하게 검색하고 기본 가격이나 예산을 준비하고 협상 기술을 사용하십시오. 이후 적절한 가격의 제조사를 선택하여 계약하시면 수량할인이나 현금할인 혜택을 받으실 수 있습니다.
구매 가격 구성 : 공급 업체 비용, 사양 및 품질, 구매 자재의 수급 관계, 생산 계절 및 구매시기, 배송 조건 및 지불 조건.
구매한 상품의 비용 구성 요소: 엔지니어링 또는 제조 방법, 필요한 특수 도구 및 장비, 직간접 재료비, 직간접 인건비, 제조 간접비 또는 아웃소싱 비용, 마케팅 비용 및 세금, 이익.
적정 가격은 무엇인가: 구매 가격은 적정 가격 도달이라는 최고 목표를 기준으로 해야 하며, 구매자는 조달 요구 사항 및 시장 상황에 따른 자재의 품질 상태 및 가격 변동을 분석해야 합니다. , 고품질의 저렴한 제품을 선택하여 재료를 구매합니다.
구매 가격이 합리적인지 판단하는 방법: 비용 분석, 가격 분석, 시장 조사, 여러 제조업체의 견적 등을 수행합니다.
공급업체 찾는 방법 : 기존 정보 활용, 공개 권유, 동료 소개, 전문 간행물, 협회 또는 전문 조달 컨설팅 회사 읽기, 제품 전시회 참석.
공급업체 분류: 원자재 공급업체, 소규모 서비스 공급업체, 임시 공급업체.
적격 공급업체의 기준: 우수한 비즈니스 리더, 수준 높은 관리자, 안정적인 직원 그룹, 우수한 기계 및 장비, 우수한 기술, 우수한 관리 시스템.
공급업체를 분석하는 방법: 가격, 품질, 서비스, 위치, 재고 정책, 유연성.
전문지식, 판단력, 책임감, 시간관, 언변.