파일 관리를 잘하는 방법
서론: 우리는 높은 직업적 책임감과 강한 전문성을 가지고 기록관리를 대하는 한, 기록관리의 표준화되고 과학적인 발전을 반드시 촉진하여 기록관리 업무에 더 많은, 더 나은 정보를 제공할 것입니다. . 왜냐하면 기록관리 업무는 매우 까다롭기 때문입니다. 앞으로는 비서업무와 기록업무를 잘 병행하여 기록관리의 질을 지속적으로 향상시켜 활용률을 높이도록 하겠습니다. 기록 보관소 관리를 효과적으로 수행하는 방법
1. 시야를 넓히고 기존 자원의 포괄적인 활용을 강화하며 현대적인 기록 보관소 관리를 실현
개혁이 심화됨에 따라 기록 보관소 관리는 많은 시급한 요구에 직면해 있습니다. 아카이브 수의 증가 등 해결해야 할 문제로 인해 보존 및 가용성이 어려워지고 있습니다. 관리 방법과 수단의 부족은 아카이브의 품질에 직접적인 영향을 미칩니다. 현대적인 아카이브 관리를 구현해야만 새로운 상황에서 발생하는 문제를 효과적으로 해결할 수 있습니다.
1. 책임감을 높이고 경영의식을 향상시킨다.
기록 보관소 관리는 고도로 전문적인 직업입니다. 관리자는 높은 업무 책임감, 올바른 직업 윤리, 신중한 업무 태도, 헌신적인 업무 정신 및 탄탄한 파일 관리 기술을 갖추고 있어야 합니다. 따라서 기록관리인은 광범위한 전문 지식을 습득하고, 지속적으로 시야를 넓히고, 지식 구조를 최적화하고, 전반적인 품질을 향상시킴으로써 새로운 시대의 기록관리 업무를 훌륭하게 수행할 수 있습니다.
2. 학습 및 관리 기술을 지속적으로 강화합니다.
현재 문서의 작성, 수정, 삭제, 검색, 인쇄, 등록 및 통계 수집을 체계적으로 완료할 수 있는 컴퓨터 기술은 기록 보관소 관리에 널리 사용됩니다. 기록관리 종사자들이 숙달하고 적용할 수 있는 선진적인 운영 및 관리 기술이 시급히 필요하다. 기록관리의 디지털화와 정보화는 정보사회의 기록업무에 대한 요구이자 기록근로자에게 있어서 피할 수 없는 방향이기도 하다. 그러므로 기록관리인은 자신의 업무를 결합하고 전문적 자질을 향상시키면서 학습하고 운영해야 하며, 특히 컴퓨터 지식과 정보문화의 학습과 숙달에 주의를 기울여야 하며 종합적인 정보지식과 네트워크 문화를 갖추도록 노력해야 한다. 경영능력.
3. 기존 리소스를 사용하여 파일을 정리합니다.
아카이브는 풍부한 정보를 기록하며 풍부한 정보 자원이 되었습니다. 그러나 파일을 정리하는 작업은 번거롭고 반복적인 작업이 많으며 노동집약적이다. 컴퓨터와 기타 최신 수단을 사용하여 파일을 정리하면 절반의 노력으로 두 배의 결과를 얻을 수 있습니다. 첫째, 파일을 수동으로 제출할 때 파일을 제출하는 사람이 자신의 이해에 따라 문서를 분류합니다. 모두 통일된 표준을 따르지만 이해 능력이 다르기 때문에 동일한 문서를 다르게 분류하므로 분류가 부정확할 수 있습니다. 사건파일의 품질이 저하되어 활용업무에 불편을 초래합니다. 따라서 컴퓨터의 관리 이점을 최대한 활용하고 수동 작업을 줄이고 작업 효율성을 향상시키는 것이 필요합니다.
2. 기록 보관소 관리 교육 및 훈련을 강화하고 관리 인력의 종합적인 자질을 향상시킵니다.
기록 보관소 관리 인력의 전문적 자질 수준은 기록 보관소 관리 업무의 질에 직접적인 영향을 미칩니다. 기록 보관소 직원이 기록 보관소에 적응할 수 있도록 지원 관리 업무의 요구를 충족하려면 먼저 기록 보관소 직원의 주관적 주도성과 창의성을 최대한 활용하고 기록 보관소 직원의 지식 수준과 관리 능력을 향상시키기 위해 노력해야 합니다. 장비의 현대화, 아카이브 유형 및 매체의 다양화, 관리 방법의 지속적인 개혁으로 인해 비즈니스 지식, 과학적 지식, 관리 및 운영 능력 측면에서 아카이브 직원에게 새롭고 더 높은 요구 사항이 제시되었습니다.
1. 인식을 높이고 지속적인 교육을 강화합니다.
평생교육의 발전에는 우선적으로 해결해야 할 문제가 많다. 우선 이념적 이해의 문제를 해결해야 한다. 우리는 기록산업 발전에 있어서 기록인력에 대한 지속적인 교육의 전략적 역할과 실질적 중요성을 충분히 인식하고 기록산업의 현재 발전을 이해하며 기록서비스의 질을 향상시켜야 한다. 근본적인 해결책은 지속적인 개선에 있다. 기록 보관 인력의 전반적인 자질에 대한 평가입니다. 둘째, 기록관리 인재를 진정으로 양성해야 하며, 기록관리 인력에 대한 교육훈련이 중요한 의제에 포함되어야 한다.
2. 시스템 구축을 강화하고 운영 메커니즘을 구축 및 개선합니다.
시스템 구축을 강화하고 건전한 운영 메커니즘을 확립하는 것은 아키비스트 교육 훈련의 핵심이자 보장입니다.
첫째, 등록, 통계, 평가, 평가, 보상체계 등 평생교육 관리체계를 구축하고 개선해야 한다. 둘째, 계속교육에 대한 억제 및 인센티브 메커니즘을 확립할 필요가 있다. 억제 및 인센티브 메커니즘은 기록관리 종사자들이 긴박감과 위기감을 갖고, 정기적인 계속 교육에 적극적으로 참여하고, 지식을 업데이트하고, 전문적 능력과 수준을 향상시키도록 유도할 수 있습니다. 예를 들어, 기록관리근로자를 취임 전과 순환 후 현장훈련, 기록관리 전문인력이 취득한 전문적, 기술적 직위를 평생유효에서 동적관리로 변경할 수 있다. 이러한 방식으로 기록 보관인은 교육 및 훈련 참여에 대한 주도성과 열정을 높이도록 자극받을 수 있습니다.
3. 종합적인 교육을 강화하고 전문적 기준을 향상시킵니다.
현실에 비추어 교육훈련은 직급, 직위, 채널, 형태에 따라 다양하게 이루어져야 한다. 학습과 응용을 결합하고 필요에 따라 가르치며 실제 결과를 강조하는 정책을 고수하고 배운 내용을 적용하는 원칙을 진지하게 준수합니다. 첫째, 기록전문인에게 기록전문지식을 종합적이고 체계적으로 학습하고, 전문적 수준을 조속히 향상시킬 수 있는 기회를 제공하는 것이 필요하다. 일회성 교육의 단점을 보완하기 위해 기록과학의 새로운 이론, 방법, 개념을 흡수하고 보완할 수 있는 기회를 기록전문가에게 제공한다. 둘째, 관련 교과지식의 대중화이다. 아카이브 작업은 철학, 역사, 심리학, 행동 등과 같은 다양한 관련 분야의 지식을 통합합니다. 아키비스트에 대한 지속적인 교육은 관련 과학 지식을 보완하고 업데이트하는 데 중점을 두어야 합니다. 세 번째는 현대 과학 기술 지식에 대한 연구를 강화하는 것입니다. 현대과학기술의 폭넓은 활용은 기록업무의 특징이자 기록근대화의 징표 중 하나이다. 일하다.
4. 보상 및 처벌 메커니즘을 구축하고 평가 및 감독을 개선합니다.
기록관리인의 기록관리 업무에 대한 이해를 더욱 높이기 위해 중화인민공화국 기록물법과 관련 국가 기록물 업무 규정을 다양한 형태로 홍보 및 교육해야 한다. 관리자는 기록관리를 잘하는 것이 법적 책임이자 의무임을 충분히 인식하고 의식을 고양하며 효율성 향상을 위한 여건을 조성합니다. 기록물 축적을 기록관리인의 책임체계에 반영하고 기록물에 대한 통제, 축적, 검사를 강화하며 명확한 상벌을 보장한다. 기록관리조직의 리더십체계를 구축하고, 기록업무에 대한 리더십과 지도, 점검 및 평가를 강화하며, 기록관리 수준을 지속적으로 제고하는 것이 필요하다.
3. 서비스 인식을 제고하고, 서비스 수준을 향상시키며, 리더십의 관심을 끌기 위해 노력합니다.
어떤 단위에서 어떤 업무를 수행하든 리더십은 해당 업무를 가치있게 평가해야 합니다. , 아카이브 작업도 마찬가지다. 지도자의 기록 보관 작업에 대한 가치와 이해는 기록 보관 작업에 대한 태도를 결정하며, 이는 기록 보관 작업의 발전을 크게 결정합니다. 아카이브 작업을 의제로 삼는 것은 아카이브 작업을 표준화할 필요가 있습니다. 기록 보관소 관리자는 주관적인 주도권을 최대한 활용하고 리더의 관심을 끌고 영향을 미치기 위해 실질적인 조치를 취해야 합니다. 부대의 기록업무를 더욱 잘 발전시키려면 리더와 기록담당자가 동시에 기록업무에 주의를 기울여야 한다. 기록인의 업무태도, 업무효율, 업무의 질, 업무결과는 기록업무의 질을 결정하는 근본적인 이유이다. 이런 근본적인 일은 내부요인이고, 리더십의 관심은 외부요인이며, 외부요인은 내부요인을 통해 작용해야 한다. 그러나 주관적인 계획을 최대한 활용하고 리더의 관심을 끌기 위해 아카이브 관리자는 다음을 수행해야 합니다.
1. 리더가 아카이브 관리에 대한 인식을 높일 수 있도록 아카이브 홍보를 강화합니다. 일부 단위의 리더들은 아카이브 업무에 충분한 관심을 기울이지 않고 있으며, 그 중 다수는 아카이브에 대한 인식이 부족하고, 아카이브 업무가 단위 내에서 필요하지 않다고 생각하고 있기 때문에 리더들에게 아카이브에 대한 홍보를 강화하는 것이 매우 필요하다. 관련 문서를 정기적으로 올려놓는 것이 필요하며, 자료를 리더들에게 보여주고 리더들의 마음에 깊은 인상을 남기며, 특히 단위와 밀접하게 관련된 자료들은 리더들이 읽고 실무에 적용할 가능성이 높습니다. . 기록관리인은 기록관리 업무의 현황을 리더에게 자주 보고하고, 기록관리 업무를 조직에 제공함으로써 얻을 수 있는 이점에 대해 더 많이 이야기함으로써 리더가 기록관리 업무에 더 많은 관심을 가질 수 있도록 해야 합니다.
2. 자신의 업무에 전념하고 리더가 자신의 업무에 만족하도록 만드세요. 리더들이 기록 보관 업무를 중시하는지 여부는 기록 보관 직원의 업무에 만족하는지 불만족하는지에 따라 크게 좌우된다. 그러므로 기록원으로서는 먼저 자신의 일을 사랑하고 본분에 충실하며 지도자와 대중의 마음에 좋은 인상을 남겨야 합니다.
파일 관리를 잘하는 방법
1. 공식 문서 처리를 표준화하고 공식 문서의 형성을 보장합니다.
아카이브는 일반적으로 문서 처리 절차를 완료하고 기록을 완성합니다. 참조 문서를 위한 임무 전달 및 기록. 따라서 공문서의 작성은 기록관리 업무의 출발점이다. 공문서의 처리를 표준화하고 공문서의 형성을 통제하는 것은 좋은 기록관리의 기초이다. 공식 문서 준비는 공식 문서 작성의 핵심 링크입니다. 각 단위마다 문서 작성 부서가 다르며, 일부 단위의 공식 문서는 사무실에서 일률적으로 작성하고, 다른 단위의 공식 문서는 관련 부서에서 초안을 작성한 후 발급을 위해 전달합니다. 우리 부서는 후자에 속합니다. 다양한 기능 부서의 작성 직원은 수준과 자질이 다르고 문서 작성 관련 요구 사항에 대한 이해가 다르기 때문에 초안 문서의 품질도 매우 다릅니다. 우리 프로젝트 부서가 공식 문서를 준비하는 과정에서 겪는 문제는 주로 다음과 같은 측면에서 나타납니다.
1. 부적절한 언어 사용. 주요 문제로는 지시요청과 보고서의 구별이 불가능함, 하나의 문서에 여러 사항에 대한 지시요청, 구조화되지 않은 글쓰기 또는 빨간머리 문서의 불규칙한 사용 등이 있습니다.
2. 첨부 라벨이 상대적으로 혼란스럽습니다. . 일부 공문서에는 첨부파일이 있지만, 첨부파일 이름 앞에는 정해진 위치나 특정 일련번호가 표시되어 있지 않습니다.
3. 공식 문서의 주제어가 정확하게 표시되지 않아 검색에 도움이 되지 않습니다.
4. 불규칙한 숫자 사용 등 위의 상황은 공식 문서를 파일로 작성하고 보관하는 데 심각한 영향을 미쳤습니다. 그러므로 공문서 작성을 담당하는 사무실 직원으로서, 저는 여러 부서에서 제출한 공문서의 초안을 관련 규정에 따라 종합적으로 검토하고 엄격하게 검토할 책임과 의무가 있습니다. 초안, 특히 주제 아이디어 표현의 핵심을 강조한 초안은 단어, 문구, 문장 등을 엄격하게 통제해야 하며, 문제가 발견되면 해당 기능을 제공한 부서에 최대한 빨리 연락해야 합니다. 초안을 검토하는 단계에서는 모든 문제를 함께 논의해야 하며, 문제를 발행 부서에 전달하지 마십시오. 품질과 높은 수준의 아카이브.
2. 기록 보관소 정리 작업은 공문서의 평가 및 분류부터 시작됩니다
공문서가 형성된 후 일정 기간의 분류 및 처리를 거친 후 사무 직원이 처리를 완료합니다. 공문서 보존의 가치를 평가할 수 있으며, 공문서의 종류와 중요도에 따라 사전심사 및 분류를 실시할 수 있습니다. 일부 공통적이고 중요하지 않은 문서는 제거할 수 있습니다. 즉시 또는 임의로 파기하되 다른 곳에 두십시오.) 주요 사건, 중요한 사건, 새로운 사건 및 부대의 개혁, 발전 및 안정에 대한 부대의 성과를 나타내는 문서는 언제든지 검토하고 회수할 수 있도록 보관됩니다. 평가 작업은 사무직 직원에게 심각한 도전입니다. 이를 위해서는 개발에 대한 비전과 예리한 통찰력이 필요하며, 향후 업무 검토를 위해 보관하기 위해 복잡한 내용을 가진 수많은 문서 중에서 보존 가치가 있는 문서를 선택할 수 있어야 합니다. . 사용. 이 작업을 잘 수행하려면 다음과 같은 측면에서 수행할 수 있습니다.
1. 공문서에서 아카이브로의 성공적인 전환을 위해서는 아카이브 작업에 대한 높은 수준의 이해가 있어야 합니다. 공식 문서의 표준화에 관심을 기울이고, 비서 업무와 기록 보관소 업무 조직 시스템의 진정한 통합을 실현하고, 기록 보관소의 문서 관리에 대한 고급 통제를 강화하여 기록 보관소의 업무 절차와 번거로움을 줄입니다. 인계 절차, 파일 중복 방지, 문서 작성 업무 프로세스가 더욱 과학적이고 합리적입니다.
2. 직업적 책임감이 높습니다. 기록 보관소 직원은 전문적 이해가 강해야 하며, 항상 "기록 보관소"를 마음속에 간직하고, 역사에 대해 책임 있는 태도를 가져야 기록 보관소가 일상적이고 일상적으로 운영될 수 있습니다. 따라서 각 문서를 표준화되고 과학적인 방식으로 처리하고 조치의 요구 사항에 따라 각 문서에 대한 과학적 평가를 수행해야 합니다.
3. 우리는 전문적인 품질과 포괄적인 품질을 지속적으로 개선해야 합니다. 비서 업무와 보관 업무는 매우 전문적이고 기술적입니다. 일상 업무에서 비서 직원은 기록 보관소 지식 학습에 주의를 기울여야 하며 기록 보관소에 대한 인식 함양을 강화해야 합니다. 가장 좋은 방법은 참고용으로 '기록물 관리', '기록물 관리 기초' 등 전문 서적을 보관하는 것입니다. 필요할 때 진정으로 학습을 달성하고 업무 실습에서 이론 수준을 점차 향상시킵니다. 일상업무에서는 비서업무도 수행하는 기록보관직원이 많기 때문에 기록보존소를 구성하는 공문서의 과학적 평가와 분류에 주의를 기울여야 한다. .
3. 공문서 자료 개선 및 파일수집을 잘하라
공문서를 처음 제출할 때, 사무부서는 공문서를 구성하는 일련의 자료를 주의 깊게 확인해야 한다. 문서가 첨부되었으나 기한 내에 제출되지 않은 것으로 확인된 경우, 촉구가 필요하며, 기한 내에 제출되지 않은 동일한 사항에 대한 외부 문서는 개인의 손에 분실되지 않도록 추적 및 복구해야 합니다. 오랫동안. 구체적으로 다음과 같은 점부터 시작할 수 있습니다.
1. 파일 정리 작업은 평소부터 시작해야 합니다. 상사가 발행한 문서의 경우 영수증을 등록한 후 문서에 보존가치가 있는지를 먼저 확인해야 하며, 그 일부가 보존적 가치를 상실하고 현재의 효용이 완성됨에 따라 소멸될 경우 문서의 나머지 부분은 보존가치가 없게 됩니다. 현재 분야에서 나온 후에는 제거되지만, 보관 가치가 있으며 기록을 통해 미래 세대가 참고하고 사용할 수 있으므로 기록 보관 기관 표준의 요구 사항에 따라 스테인레스 스틸 못으로 다시 묶어야 합니다. 검토가 완료된 후 1차 아카이빙 절차에 들어갔으며, 정기적인 참고를 위해 추가적인 아카이빙을 완료합니다.
2. 파일 정리 작업은 세부 사항에 주의해야 합니다. 단위 자체 생성 문서의 경우 리더가 서명한 후 공식 문서, 발행 문서, 최종 초안, 수정 초안, 초안 등 문서를 구성하는 모든 자료를 위에서 아래로 수집하고 정렬해야 합니다. ., 통합 바인딩 볼륨으로 파일은 처음에는 흩어진 페이지에서 파일로 통합되는 과정을 거쳐 완성된 다음 공식적으로 패션 박스로 볼륨으로 구성됩니다. 파일을 저장소에 넣기 전에 모든 준비를 미리 완료하세요.
4. 의사소통을 잘하고, 새로운 정보를 받아들이고, 자원 공유를 최대한 달성하십시오.
사무실 비서 직원으로서 귀하는 업무 경험을 지속적으로 요약하고 어려움에 대해 더 많이 배워야 합니다. 문서의 아카이빙 가치에 대해서는 주관적인 가정에 의존할 수 없으며, 해당 기관의 전문적인 아카이빙 방법을 창의적으로 활용해야 합니다. 동시에, 아카이브 직원은 책임감을 강화하고, 품질의식을 확립하며, 전문성을 배양해야 합니다. 새로운 정보를 지속적으로 수용하고, 지식의 지평을 확장하며, 자신의 식별 능력을 향상시키고, 다양한 매체와 기회를 최대한 활용하며, 주요 사건, 자원 공유 목적을 달성하기 위해 엄격한 구성, 주제 요약, 통계 수집, 회의 소개 등을 수행합니다.