전자 파일 관리 조치
문서 및 기록관리 규정
제1장 총칙
회사의 문서 및 기록관리 업무를 강화하기 위하여 이 규정을 특별히 제정하였다.
보관 문서 및 자료는 부서 내부 부서의 업무 활동 중 발생하는 보존 가치가 있는 각종 문서 및 자료를 본 규정의 규정에 따라 별도로 보관해야 합니다. .
공문서 처리를 담당하는 부서나 담당자는 문서 처리 시스템이 완비되어 있는지 확인해야 한다(공문서의 모든 첨부 파일은 철회 및 보관이 허용되지 않음). 사건이 종결된 후에는 적시에 제출할 수 있도록 풀타임(파트타임) 기록 보관인에게 제출해야 합니다. 이직 또는 어떠한 사유로든 이직할 경우, 취급하는 서류 및 자료를 인수인계자에게 명확하게 인계하고, 무단으로 가져가거나 파기해서는 안 됩니다.
제2장 문서, 자료 수집 및 관리
부서별 문서, 자료 수집 및 관리 제도를 준수한다. 각 부서에서는 해당 부서의 문서와 자료를 관리하고 상대적으로 안정적으로 유지하는 책임을 맡을 풀타임(파트타임) 기록보관자를 지정해야 합니다. 인사 변경은 총지배인 사무실의 기록보관자에게 즉시 통보되어야 합니다.
회사에서 인쇄 및 발행한 모든 공문서(최종본과 인쇄된 원본 2부 및 첨부파일, 승인요청서, 전달된 원본을 포함한 전달서류 포함)는 본부장실에서 수집, 관리됩니다.
업무는 여러 부서에서 처리하며, 업무 활동 중 발생하는 서류와 자료는 후원 부서에서 수집, 보관한다. 컨퍼런스 문서는 컨퍼런스 후원 부서에서 수집 및 보관됩니다.
1. 회사 직원이 외출하여 학습, 점검, 조사 및 연구하는 경우, 상급 기관의 회의 등 공식적인 활동에 참여하는 경우, 관련 직원이 기술 자료, 참고 서적을 구입하는 경우, 장비 및 장비를 구입하는 경우 관련 여행 경비를 제출해야 합니다. 문서와 정보는 총관리인 사무실의 기록 보관인에게 제출되어야 하며, 기록 보관인이 서명하고 승인한 후에만 재무 부서에서 여행 비용을 승인합니다.
2. 회사가 회의를 개최할 경우 회의 주최 부서는 회의 자료, 오디오 및 비디오 파일 등을 기록 보관인에게 보관할 특별 담당자를 지정합니다. 재무 부서는 회의 비용을 상환합니다. 기록 보관인이 서명하고 승인한 후에만 가능합니다.
보관 중인 기술문서에 대한 평가는 매년 말에 실시해야 하며, 평가업무는 감독관, 엔지니어링 및 기술 인력, 기록관리 인력으로 구성된 평가팀이 수행한다. 참고가치가 상실되고 보존의의가 없는 자재는 적시에 처리해야 하며, 감정팀의 승인을 받은 후 판매를 감독할 전담자를 지정해야 합니다.
비밀유지 관련 규정에 따라 본부장실 기록관은 기술자료를 신속하고 정확하게 분류하고, 비밀유지제도에 따라 열람 및 대출 절차를 엄격히 수행해야 한다.
각 부서의 풀타임(파트타임) 기록 보관인의 책임:
1. 부서의 업무와 업무를 이해하고 부서의 문서 및 자료의 보관 범위를 숙지합니다. , 부서의 서류자료를 수집, 관리합니다.
2. 통상적인 서류제출 제도를 성실히 시행하고, 부서에서 취급하는 서류 및 자료를 적시에 수집, 보관하여야 하며, 보관된 서류 및 자료는 매년 3월 이전에 접수 및 인계하여야 한다. 영수증은 총지배인 사무실의 기록관에게 작성되어야 합니다.
3. 주최측은 문서 및 자료 대여 시 적극적으로 서비스를 제공하고 문서 및 자료 임시 대여 등록 절차를 거쳐야 합니다.
3장 아카이브 범위
회의 공지, 보고서, 결의안, 요약, 지도자 연설, 일반 연설, 회의 브리핑, 회의록 등을 포함한 중요한 회의 자료.
회사와 관련하여 상급 기관이 발행한 결정, 결의, 지시, 명령, 규정, 규정, 계획 및 기타 문서입니다.
회사가 외부로 보내는 공문서는 관련 부서와 소통하는 문서다.
회사의 지시요구 및 상급기관의 승인.
회사의 주요 기능 활동을 반영하는 보고서 및 요약입니다.
회사의 각종 업무계획, 요약, 보고, 지시요청, 승인, 회의록, 통계보고, 브리핑 등입니다.
청원 작업 자료.
회사와 관련 부서 간에 체결된 계약, 합의 및 기타 문서입니다.
회사 간부의 임명 및 해임에 관한 문서 및 자료와 직원 상벌에 관한 문서 및 자료.
회사 직원의 노동, 임금, 복지에 관한 서류 및 자료.
회사의 연혁, 주요 행사, 회사의 중요한 활동을 반영하는 신문 스크랩, 사진, 오디오 및 비디오 녹화물입니다.
회사의 생산, 기술 및 과학 연구 활동을 반영하는 보존 가능한 기술 문서, 도면, 정보, 인력, 재무 정보, 마케팅 자료 등.
4장: 정기 제출
모든 부서는 일일 제출 시스템을 구축하고 개선해야 합니다.
처리되거나 일괄 처리된 문서 및 자료는 풀타임(파트타임) 기록 보관인이 중앙에서 균일하게 보관합니다.
각 부서는 해당 부서의 업무 범위와 해당 연도 업무 내용을 바탕으로 서류 및 자료의 일반적인 접수를 위한 '사례 파일 카테고리'를 준비해야 합니다. "사례파일 카테고리"의 용어는 간결하고 명확해야 하며, 번호가 매겨져 있어야 합니다.
공문서 처리자는 리더가 처리 또는 승인한 모든 문서 및 자료를 신속하게 수집하여 정리한 후 해당 부서의 전임(비정규) 기록관에게 보내 접수를 받아야 한다.
전일제(비정규) 기록 보관인은 접수된 문서 및 자료를 '사건 파일 분류' 조항에 따라 적시에 일반 파일 폴더에 넣어야 하며, 등록부에서 '번호를 확인'해야 합니다. 문서 보내기 및 받기가 표시됩니다.
제5장 파일 제출(서류 품질 요구 사항)
파일 제출 사양을 통일하고 파일의 품질을 보장하기 위해 에서 시간제 기록 보관인이 파일링 작업을 조정합니다. 총지배인 사무실의 관련 부서 및 기록 보관인이 정리 및 목록 작성을 담당합니다.
파일 품질에 대한 일반적인 요구 사항은 문서 구성의 규칙과 특성을 따르고, 문서 간의 유기적 연결을 유지하고, 서로 다른 값을 구별하고, 저장 및 사용을 용이하게 하는 것입니다.
보관 문서의 종류, 사본 수, 각 문서의 페이지 수가 완전해야 합니다.
보존 문서 및 자료에는 각 문서의 원본과 첨부파일, 인쇄본과 최종본, 지시요청서와 승인서, 전달된 문서와 원본, 그리고 동일한 문서 여러 언어는 함께 보관해야 하며, 분리해서는 안 되며, 문서와 메시지를 하나의 극비 문서로 통합해야 하며, 메시지는 몇 개의 일반 문서와 함께 보관해야 합니다. 비밀 문서 및 메시지가 일급 비밀 문서 및 메시지와 밀접하게 관련되어 있는 경우.
다른 연도의 문서는 일반적으로 함께 제출할 수 없지만, 여러 해에 걸친 지침 및 답변 요청은 답변이 없는 경우 해당 연도에 제출됩니다. 여러 해에 걸친 계획은 회의 첫 해에 제출됩니다. 다년간의 요약은 회의 마지막 해에 제출됩니다. 다년간의 회의를 위한 회의 서류는 회의 개시 연도에 제출하고, 기타 서류는 관련 규정에 따라 제출합니다.
각각의 상황에 따라 문서와 자료를 정리해야 합니다. 즉, 승인이 앞에 있고 지시 요청이 뒤에 있습니다. ; 원본은 앞쪽에, 첨부본은 뒤쪽에, 인쇄된 사본은 앞쪽에 옵니다. 규칙이나 특성.
권에 포함된 문서와 자료는 열이 아닌 순서로 번호를 매겨야 하며, 페이지 번호는 순차적으로 기재해야 합니다. 제본된 사건 파일에는 각 페이지의 앞면 오른쪽 상단과 뒷면 왼쪽 상단에 페이지 번호가 인쇄되어 있어야 하며 텍스트가 있어야 합니다.
영구, 장기, 단기 사건파일은 정해진 형식에 따라 파일 디렉터리를 하나씩 채워야 합니다. 작성하는 단어도 깔끔해야 합니다. 해당 권의 목차는 해당 권의 시작 부분에 배치됩니다.
시험지 내 서류 및 자료에 대한 설명은 시험대비서에 항목별로 기재하여야 한다. 설명할 사정이 없는 경우에는 파일을 작성한 사람과 심사관의 이름과 날짜도 함께 기재하여 책임을 표시하고, 작성양식은 논문의 마지막에 배치한다.
사건파일의 표지는 규정에 따라 펜으로 항목별로 작성해야 하며, 글씨체는 깔끔하고 명확해야 합니다.
사건파일의 제본 및 사건파일 각 부분의 배열 형식:
사건파일을 제본하기 전 서류에 포함된 금속 물체와 파일에 포함된 자료 훼손된 서류 및 자료는 장착 기술요건에 따라 액자에 넣어야 하며, 손글씨가 퍼진 경우에는 원본과 함께 복사하여 보관해야 합니다. , 한 줄짜리 뒷 표지 및 슬립 매듭.
사례 파일 각 부분의 배열 형식: 소프트 볼륨 커버(볼륨에 포함된 문서의 디렉토리 포함), 문서 커버(참고 시트 포함)를 상자에 넣습니다. 사건 파일 번호 순서대로 작성하여 서류 캐비닛에 보관하십시오.
6장 파일 기밀
자세한 내용은 기밀 유지 시스템을 참조하세요.
7장 파일 대여
대여 관리 시스템을 엄격하게 구현하고 이를 이행합니다. 대출 요건 절차.
회사 직원은 업무상 필요에 따라 기술자료를 빌릴 수 있으나 대출 절차를 거쳐야 한다.
관련 기술 정보를 빌리는 외부 기관은 해당 기관의 소개서를 제출하고 감독자의 승인을 받아야 확인이 가능합니다. 단, 위 정보의 비밀 유지 요구 사항을 준수해야 합니다. 기밀 수준은 확인하거나 빌릴 수 없습니다.
기술자료의 대출기간은 2주를 초과할 수 없으며, 갱신절차는 없습니다.
본인의 업무와 관련 없는 일급비밀이나 기밀 기술정보는 업무상 필요에 따라 확인하거나 대여할 수 없으며, 확인하기 전에 감독자의 승인을 받아야 합니다.
일급비밀 및 기밀정보는 해당 업무에 직접 참여하는 사람만이 접근할 수 있으며, 해당 업무에 참여한 인원은 해당 부분에만 접근할 수 있습니다. .
기밀 및 일급 비밀 파일에 액세스하려면 등록해야 합니다.
비밀 기술 정보를 개인적으로 복사하거나 발췌하는 것은 엄격히 금지됩니다.
모든 기밀기술정보는 비밀유지등급에 따라 엄격하게 확인 및 차용되어야 하며, 누구든지 무단으로 대여하거나 대여할 수 없으며, 관련되지 않은 기술정보를 확인하거나 대여할 수 없습니다. 그의 일.
기밀이 만료된 기술정보를 파기하는 경우에는 승인절차를 엄격히 준수해야 하며, 무단파기해서는 안 됩니다.
기밀 기술 데이터는 한 달에 한 번씩 확인하고 교정해야 합니다. 발견된 문제는 적시에 감독자에게 보고하고 시정 조치를 취해야 합니다.
기술 정보를 확인, 차용하고 관련 기술 문서를 사용하는 모든 유형의 직원은 "비밀 유지에 신중을 기한다"는 방침을 엄격히 준수해야 하며, 비밀을 상실하거나 유출해서는 안 됩니다.
기술자료를 분실한 자는 즉시 기록 보관소와 관리감독자에게 서면으로 통보하고 그에 따른 시정조치를 취해야 하며, 관련 기술자료를 처리하기 전에는 해당 기술자료에 대한 접근을 중단해야 한다.
회사에서 이동하는 직원은 이동 절차를 진행하기 전에 모든 기술 정보를 반환해야 합니다.
기술자료는 타인에게 대여하거나 빌려줄 수 없으며, 대여한 자료는 사업장으로 반입하고, 허가 없이 회사 밖으로 반출하는 것은 엄격히 금지됩니다. .
대여한 모든 도면 및 자료는 훼손, 삭제, 지우기, 잘라내기, 붙여넣기, 분해해서는 안 됩니다.
제8장 보충 조항
이 규정은 총지배인실에서 작성하고 총지배인이 공포하고 시행하기 전에 승인을 위해 총지배인에게 제출됩니다. 수정에도 동일하게 적용됩니다. .
이 규정은 일, 월, 연을 기준으로 시행된다.