파일 구성 방법
파일 정리는 파일 분류, 조합, 정리, 번호 지정, 카탈로그 작성, 전종 작성 등의 과정을 말합니다. 그것들은 무질서한 상태에 있으며, 더 조직되어 질서 있는 체계를 형성해야 한다. 다음은 내가 수집한 문서 정리 방법입니다. 독서를 환영합니다.
파일 정리의 기본 요구 사항은 문서 자료의 형성 규칙과 특성을 따르고 문서 자료 간의 유기적 관계를 유지하는 것입니다. 문서 자료의 가치를 구분하고 파일의 보관 기간을 결정합니다. 저장 및 사용이 용이합니다.
아카이브 정리된 파일 자료 범위는 송수신, 내부 파일, 회의 파일, 전화 기록, 차트, 책, 사진, 녹음, 비디오, 컴퓨터 디스크, 실물, 본 기관에서 발행한 출판물 등 본 기관의 업무 활동에서 형성된 모든 파일 자료입니다. , 취급 후 분류 및 보관해야합니다.
파일을 정리하는 두 가지 방법이 있습니다. 하나는 파일 단위로 정리하는 것입니다. 둘째, "조각" 별로 조직한다. "서류" 를 단위로 하는 것은 입권이다. 즉, 형성과 가공 과정에서 문건 자료를 관계별로 결합하여 서류로 만드는 것이다. 서류란 밀접하게 관련된 서류들의 조합이다. 아카이빙은 분류, 조합, 카탈로그 작성 프로세스입니다. 분류는 보관 단위의 문서 분류 체계에 따라 문서 자료를 물리적으로 분류하는 것을 말합니다. 분류해야 할 문서 자료를 조합하고 일정한 형식으로 조합한다. 카탈로그는 함께 조합된 문헌 자료의 체계적인 정리와 목록 작성이다. 파일' 로 구성된 파일의 기본 저장 단위는 파일입니다. 소프트 볼륨과 하드 볼륨의 두 가지 파일 볼륨이 있습니다. 하드 볼륨 모델에는 1.2, 1.5, 2.0cm 의 세 가지 사양이 있습니다. 소프트 볼륨 제본 문서는 파일 순서대로 파일 상자에 적재해야 하며, 파일 자료는 파일 순서에 따라 파일 기록 파일 형식 (GB/T9) 을 준수해야 합니다 "부품" 단위는 파일 재료의 형성과 가공의 기본 단위에 따라 구성됩니다. 일반적으로 문서, 그림이나 사진, 녹음테이프나 비디오테이프, 손목시계나 증명서, 깃발, 트로피 등이 있습니다. 서류자료의 원고와 원고는 한 부씩, 본문과 서류처리서는 한 부씩 간주해야 한다. (처리서에는 수문 처리서, 제안서처리서, 출발서류의 헤더 파일, 지도부 지시의 비준서 등이 포함된다. ), 전달자 및 전달자는 하나로, 본문과 첨부 파일은 하나로, 원본과 사본은 하나로, 보고서, 명부, 아틀라스, 출판물 각 볼륨은 하나로, 서신, 회신 등 관련 문서는 하나로 간주될 수 있습니다. 파일' 로 구성된 파일의 기본 저장 단위는 파일입니다. "조각" 으로 구성된 파일은 결국 파일 상자에 넣어야 한다.
현급 이상 당의 기관, 행정기관, 사회단체 및 기타 조직이 보관해야 할 서류, 서류는' 조각' 으로 정리하고, 기업사업단위에서 당군 업무, 행정관리, 업무관리, 생산기술관리와 관련된 서류와 자료는' 조각' 으로 정리한다. 정리의 근거는 국가기록국이 2006 년 6 월 발표한 8 호와 2000 년 2 월 발표한' 아카이브' 이다.
각 부서의 전문 업무 서류는 상급 업무 부서나 현 서류국의 관련 요구에 따라' 권' 에 따라 정리해야 한다. 대부분의 단기 보관 (현재 10 년) 문서, 파일, 향진재정소, 중심학교 등 2 급 기관의 문서, 업무서류는' 볼륨' 으로 정리됩니다.
서명, 전자, 실물파일은' 조각' 으로 정리해야 하고, 전자파일 정리는 국가기록국이 발급한' 전자문서 보관관리잠행 조치' 와' 전자문서 보관관리규범' (GB/T 18894-2002) 에 따라 집행해야 한다. 사진 파일 정리는 국가기록국이 2002 년 발표한' 사진 파일 관리 규정' (GB/T11821-2002) 에 따라 시행된다.
과학 기술 서류는 두루마리로 정리해야 하고, 정리 요구는 국가품질기술감독국이 공포한' 과학기술파일 구성의 일반 요구 사항' (GB/T 1 1822-2000) 에 부합해야 한다. 이 가운데 과학연구 서류도 국가기록국이 발급한' 과학기술연구프로젝트 문서 관리 기준' DA/T2-92 에 따라 집행할 수 있다. 자본 건설 프로젝트 파일은 국가기록국, 국가계획위 1988 이 발표한' 자본 건설 프로젝트 파일 관리 잠정적 규정' 에 따라 집행된다.
회계 서류는' 박스' 에 따라 정리된다. 재정부, 국가기록국이 발급한' 회계기록관리방법' (재정회자 [1998]32 호) 에 따라 정리된다.
"파일" 에 따라 파일을 정리하는 단계는 파일 분류, 보관 기간 결정, 바인딩, 정리, 번호, 보관 도장, 아카이브 카탈로그 작성, 패키지, 참조 양식 작성, 파일 상자 표지 작성, 아카이브 정리 지침 준비, 아카이브 카탈로그 작성, 아카이브 랙 작성입니다.
"볼륨" 에 따라 파일을 정리하는 단계는 파일 분류, 보관 기간 결정, 정렬, 페이지 번호 지정, 볼륨 내 파일 카탈로그 작성, 파일 바인딩, 준비 양식 작성, 파일 표지 작성, 아카이브 지침 작성, 파일 카탈로그 작성, 전체 인용 카탈로그 작성, 파일 랙 작성입니다.
1. 파일 분류 원칙: 각 단위의 모든 파일을 대상으로 기본 기능에 따라 파일의 내용, 형성 특성 및 전달자 형식을 결합하여 파일 간의 유기적 연계를 유지하고 파일 분류, 정리, 보관, 검색, 카탈로그 표준화 및 표준화를 실현하여 파일의 과학적 관리 및 개발 및 활용을 용이하게 합니다.
둘째, 파일 분류 및 범주 설정 방법
(a) 카테고리 설정 원칙적으로 각 부서는 8 가지 주요 범주, 즉 문서 파일, 비즈니스 파일, 기술 파일 (과학 연구, 인프라, 장비 장비 등 포함) 을 설정해야 합니다. ), 회계 파일, 오디오 및 비디오 파일, 전자 파일, 물리적 파일, 책.
(b) 다양한 유형의 파일 분류
1. 문서와 파일을 분류하는 네 가지 방법이 있습니다.
(1) 보존 기간-연간 분류, 즉 아카이브는 먼저 보존 기간별로 분류되고 각 보존 기간은 연도별로 분류됩니다. 우리 현의 대부분의 단위는 이런 방식을 채택하고 있어 조작이 비교적 편리하다. 특히 소단위, 큰 단위는 복사본이 필요하지 않지만 쉽게 찾을 수 있도록 전통적인 보관 방식과 아카이브 어쩔 수 없는 원칙을 따라야 한다. 본 부서의 모든 부서와 관련 개인과 연계된 부서를 결합하다. 같은 일, 같은 문제, 같은 사건, 같은 회의, 같은 프로젝트, 같은 지역, 같은 일 등 관련 서류자료를 하나로 묶다. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다 같은 시간, 같은 지역, 같은 언어, 같은 캐리어, 같은 규격의 형식적인 관련 문서 자료를 결합합니다. 순수 상위 파일 또는 하위 파일의 경우 실제 작업에서 상위 파일 및 하위 파일이 많지 않으면 이 수준으로 병합되어 보관됩니다. 상급 파일과 하급 파일이 많은 경우, 이 등급에서 분리되고, 상급자가 1 위, 본급 중간, 하급이 맨 마지막에 옵니다. 이 분류의 상자 번호 편성 방법은' 1' 에서 같은 보관 기간 아래의 큰 일련 번호를 편성하는 것이고, 부품 번호 편성 방법은' 1' 에서 같은 보관 기간 같은 연도의 일련 번호를 편성하는 것이다. 이 분류 파일 상자의 뒷면은 다음과 같이 정렬됩니다.
(2) 보존 기간-연도-문제 분류, 보관할 파일 자료는 보존 기간으로 분류되고 각 보존 기간은 연도별로 분류됩니다. 그리고 다음 해에는 문제별로 분류한다 (예: 종합, 정공, 업무). 이런 분류는 대량의 파일이' 볼륨' 별로 분류되고, 일부 파일은' 조각' 별로 분류된 단위, 그리고 상급 업무 부서의 규정 서류가 있는 단위 (예: 현농업개발은행) 에 적용된다. "볼륨" 을 정리 단위로, 문제별로 아카이브를 정리하기 전에 수준별로 분류해야 하며, 상하의 아카이브는 같은 수준의 아카이브가 아닌 한 같은 볼륨에 나타날 수 없습니다. 。 "조각" 을 정리 단위로, 상하 문서는 반드시 각종 문제 범주를 나누어야 한다. 이 분류의 상자 번호 편성 방법은' 1' 에서 같은 보관 기간 아래의 큰 일련 번호를 편성하는 것이고, 부품 번호 편성 방법은' 1' 에서 같은 보관 기간 같은 연도의 일련 번호를 편성하는 것이다.
(3) 문제-연도-보존 기간 분류, 즉 아카이브는 먼저 문제별로 분류되고, 각 문제는 연도별로 분류되며, 그 다음에는 연도 아래의 보존 기간별로 분류됩니다. 이 분류는 10 가지 범주로 분류된 기업 (예: 수돗물 회사) 에만 적용됩니다. 이런 분류의 상자 번호 편성 방법은 같은 문제 중' 1' 에서 큰 일련 번호를 편성하는 것이고, 부품 번호 편성 방법은 같은 연도, 같은 보관 기간 아래의' 1' 에서 일련 번호를 편성하는 것이다.
(4) 보관 기간의 연도 분류. 즉, 아카이브는 연도별로 분류되고, 매년 보관 기한별로 분류되는 것이다. 이런 분류는 중국은행과 중국공상은행만 채택할 뿐, 모두 상급 업무 주관부의 규정에 의거한다. 이 분류의 상자 번호 편성 방법은 그해부터' 1' 에서 일련 번호를 편성하는 것이고, 부품 번호 편성 방법은 같은 보관 기간 동안' 1' 에서 일련 번호를 편성하는 것이다.
2. 비즈니스 파일 분류-보관 기간-연도.
3, 과학 기술 파일 범주-보관 기간-연간 분류.
회계 파일에는 두 가지 분류 방법이 있습니다.
(1) 채택된 범주-보관 기간-연간 분류. 즉, 보고서, 장부, 증명서 등을 분리하고 연간별로 배열하여 달력 연도마다 파일 번호를 매기는 것이다. 이 방법은 회계 파일 수가 적은 단위에 적용됩니다.
(2) 연도-범주-보존 기간 분류법은 먼저 회계년도를 분리한 다음 형식 (먼저 보고, 후장부, 후증서) 별로 분류한 다음 각 범주 내에서 보존 기간 순서로 배열해 매년 파일 번호를 편성한다. 이 방법은 회계 파일 수가 많은 단위에 적용됩니다.
5. 오디오 및 비디오 파일은 일반적으로 캐리어 형식-수명-보관 기간 분류를 사용합니다. 전달체 형식에 따라 세 가지 범주를 설정할 때, 음향류는 사진, 녹음테이프, 비디오테이프로 나눌 수 있다.
6, 전자 문서는 캐리어 형식-수명-보관 기간으로 분류됩니다. 전자학은 테이프와 시디로 나눌 수 있다.
물리적 파일은 일반적으로 캐리어 형식-연간 분류를 사용합니다. 실물파일은 영예류, 기념품 (선물) 류, 도장류, 접을 수 있는 종류, 접을 수 없는 종류로 나눌 수 있다.
8. 도서 자료는 카테고리별로 분류된다-연간 분류. 도서 자료는 일반적으로 정치, 법률 법규, 상업 및 기타로 나뉜다.
셋째, 파일 번호 (전체 구획 번호, 카탈로그 번호, 파일 번호 (부분 번호), 페이지 번호).
(1) 전종호 편찬은 기록 보관소가 보관 단위용으로 작성한 코드를 작성한다. 예를 들어, 소동 일중 현 기록 보관소는 전종 번호를' 142' 로 정하고' 0 142' 로 표기했다. 전종호가 확정되지 않았으니, 서류가 입관되기 전에 잠시 번호를 채우지 않아도 된다. 기업은 표현 단위의 한어병음 자모를 채울 수 있다.
(2) 카탈로그 번호 준비. 전종 내 파일이 속한 카탈로그의 번호를 기입하다. 같은 전종 내에서는 중복된 파일 카탈로그 번호가 허용되지 않습니다. 산업 엔터프라이즈 파일 분류 시범 규칙' 을 참조하여 분류 체계를 편성하는 기업 또는 단위는 범주 특성 코드를 채울 수 있습니다. 파일 카탈로그 번호는 전체 부계 가문의 파일 정리 상황에 따라 설정해야 한다. 파일 카탈로그 번호는 시간, 조직 구조, 보관 기간, 주제 또는 캐리어에 따라 다르게 설정할 수 있습니다. 각 파일 디렉토리에 포함된 파일 수는 일반적으로 세 자리 숫자입니다. 즉, 파일 디렉토리의 파일 수가 1000 보다 작으면 일반적으로 별도의 파일 디렉토리나 파일 디렉토리 번호가 없습니다. 문서 수가 1000 을 초과하면 문서 디렉토리를 별도로 만들고 문서 디렉토리 번호를 별도로 작성해야 합니다. 씨족 전체에 중복된 파일 카탈로그 번호가 있어서는 안 된다. 카탈로그 번호는 한어병음 문자와 아라비아 숫자로 구성된 문서 범주 코드로 식별됩니다. 각 범주 수준은 구분 기호 "●" 로 구분할 수 있습니다. 오해 없이 구분 기호를 생략합니다.
1, 1 급 범주의 카탈로그 번호는 해당 범주 중 한두 개의 한자를 나타내는 대문자 병음 글자로 쓰여진다. 즉, w 는 문서 파일을 나타냅니다. Y 는 비즈니스 파일을 나타냅니다 (회사에 비즈니스 파일이 많은 경우 Y 1, Y2, Y3 등으로 표시할 수 있습니다. ); J 는 기술 파일을 나타냅니다. K 는 회계 파일 (보고서 K 1, 장부 K2, 증명서 K3) 을 나타냅니다. X 는 시청각 파일을 나타냅니다. D 는 전자 문서를 나타냅니다. SW 는 파일 객체를 나타냅니다.
2. 아라비아 숫자' 1',' 2',' 3' 은 영구, 장기 (또는 30 년), 단기 (또는 10 년) 의 세 가지 다른 저장 기간을 나타내는 데 사용됩니다
3, 전화 번호 컴파일 예
업무 파일 y 1 의 카탈로그 번호는 영구 클래스 업무 파일을 나타냅니다. Y2 는 장기 (또는 30 년) 비즈니스 문서를 나타냅니다. Y3 은 단기 (또는 10 년) 업무 문서를 나타냅니다.
(c) 문서 (부품) 번호 및 페이지 번호
1, 파일 번호는 디렉토리에 있는 파일의 일련 번호이며, 파일 번호는 세 개의 아라비아 숫자로 식별됩니다. 디렉토리의 파일은 순서대로 번호가 매겨지며 빈 번호는 없어야 합니다. 동일한 파일 디렉토리 (또는 분류 체계의 최하위 클래스) 내에서 중복된 파일 번호를 사용할 수 없습니다. 각 파일 디렉토리의 모든 파일은 일련 번호로만 번호를 매길 수 있습니다. 한 디렉토리에 두 개 이상의 파일 일련 번호가 있는 경우 파일 일련 번호를 다시 작성하거나 파일 디렉토리를 별도로 설정해야 합니다. "볼륨" 별로 정렬된 문서 파일, 비즈니스 파일, 기술 파일은 같은 보관 기간 동안 순차적으로 작성해야 하며, 품번기호 (일련 번호 열에 기입) 와 페이지 번호를 파일 단위로 순차적으로 작성해야 합니다. 회계 서류의 재무제표, 장부, 증빙서 및 기타' 흐르는 물' 형식으로 작성되었으며, 각 서류에는 페이지 번호가 적혀 있다.
2. 번호는 아카이브의 순서 번호이며 전체 부계 가문에서 아카이브의 위치와 아카이브 파일의 고정 순서를 반영하는 중요한 표시이다. 방 부품 번호와 도서관 부품 번호로 나뉩니다. 방 번호는 분류 체계의 가장 낮은 종류인 "1" 부터 작성된 아카이브의 일련 번호이며, 각각 페이지 번호를 쓴다. 본관 유수번호는 문건을 본관에 넘겨주고 재검증, 정리, 배열하여 편성한 유수번호를 말한다. 오디오 및 비디오, 전자 및 물리적 파일은 범주별로 "1" 부터 번호를 매겨야 합니다.
3. 페이지 번호는 권내 서류재료로 채워진 페이지 번호입니다. 페이지 번호는 아라비아 숫자로 식별됩니다. 볼륨 내 파일의 페이지 수는 순차적으로 번호가 매겨지며 빈 번호는 없어야 합니다.
넷째, 파일의 품질 요구 사항:
(a) 조합 (부피) 요구 사항; 문제 위주의, 다른 특징을 겸비하고, 서류자료 연계가 촘촘하고, 등급이 적당하며, 문제가 단일하고, 유형이 분명하며, 연도가 뒤섞여 있으며, 보관기간이 정확하다.
1, 완전 완료. 보관한 서류는 완전해야 하며, 한 가지 문제의 구성 요소는 빼놓을 수 없으며, 필적 재료는 모두 탄소 잉크나 파란색 검정 잉크를 사용해야 합니다. 수집 작업은 업무 부서에서 형성한 전문 기능 및 활동을 반영하는 문서 자료 수집에 주의를 기울여야 합니다. 주요 활동 자료 수집; 문전융합 원고와 인쇄본을 함께 소장하다. 원고가 컴퓨터에 직접 초안을 작성한 인쇄물이라면, 일반적으로 원고지와 인쇄본을 받기만 하면 되는데, 그중에서도 지도자의 발부 외에 회사 공인을 찍어서 유효함을 표시해야 한다. 컴퓨터 인쇄본에 중요한 변경이나 지도 지시가 있는 경우 인쇄본과 함께 아카이브를 수집해야 합니다. 중요한 지도자의 지시가 있는 사무공문은 수집하고 정리해야 하며, 문건에 따라 보관해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 첨부 파일은 원본과 함께 아카이브를 수집해야 합니다. 같은 문제에 대한 문의와 답변은 함께 보관해야 한다.
2. 분류 과학. 전체 부계 가문의 파일 정리는 통일된 분류 체계를 채택하고, 분류 수준이 명확하고, 범주, 항목, 항목의 개념이 명확하며, 병행 범주 간의 경계가 뚜렷하고, 서로 교차하거나 겹치지 않는다.
3. 문서의 내부 연락을 유지합니다.
A. 시간 접촉. 연도 구분이 필요하며, 다른 연도의 문서는 혼동해서는 안 된다. 파일은 여러 시간 특성을 가지고 있으며, 문서의 발행일 (성문일) 을 문서의 연대를 결정하는 기준으로 사용해야 합니다. 계획, 방안, 요약, 예산 결산, 통계 보고서, 규범 문서 등. 다른 연도의 문서와 관련하여 문서의 연도는 발행 날짜 (성문일) 와 전보 발행 날짜에 따라 결정됩니다. 다음과 같은 원칙에 따라 처리되는 몇 가지 특수한 상황이 발생했습니다.
(1) 연간요청 및 답변, 서신 및 답변은 응답년도에 배치해야 합니다. 답이 없는 사람은 요청을 한 해에 놓아야 한다. 여러 문서 (예: 조직 관계, 임금 관계, 행정 소개서 등). ) 하나로서 시작 및 종료 시간을 표시할 수 있습니다. 연간계획, 계획 및 예산은 문서 내용의 첫 해에 위치해야 합니다. 연간 요약, 보고 및 결산은 문서 내용이 겨냥한 마지막 해에 배치해야 합니다. 연례 회의 문서는 회의가 끝난 해에 보관해야합니다. 여러 해 동안의 비기소 사건은 반드시 종결된 해에 놓아야 한다. 규범 문서는 발표되거나 승인된 연도에 배치해야 한다.
(2) 특수 연도 (예: 교육 연도) 로 구성된 문서에 따라 특수 연도를 넣습니다.
(3) 서명일을 명시하지 않은 서류. 문서의 정확한 날짜나 대략적인 날짜는 비교 등의 수단을 통해 검증해야 연도별로 합리적으로 분류할 수 있다.
(4) 임시기관은 존재기간이 길지 않고 (2 년 이내) 문서 자료가 적다. 형성된 서류는 일 종료 후 그 해에 보관할 수 있으며, 연도와 상관없이 보관할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 매년 대량의 서류가 있다면, 연도별로 보관할 수도 있다.
B. 소스 담당자. 등급을 구분할 것을 요구하며, 상급기관, 하급기관, 동급기관, 본 단위의 문건은 별도로 그룹화해야 한다. 상하 관계가 밀접한 문건에 대하여, 본 기관의 청문과 상급기관의 회답, 하급기관의 청과 본 단위의 회답은 본 단위의 서류와 함께 한 권을 형성해야 한다.
C. 컨텐츠 연결. 볼륨 내 파일 컨텐츠의 통일과 내용이 유사한 파일 간의 연계를 유지해야 한다. 당정 노조와 기업관리활동에서 형성된 각종 관리 업무 규범성 문서 및 연구자료는 일반적으로 문제별로 요약된다. 같은 문제에 대한 문서, 회의, 프로젝트, 사례, 원본과 첨부 파일, 원본과 초안, 조회와 답변, 전달된 부분, 전달된 부분 등을 함께 모아 논문을 형성한다. 전신과 전보는 한 권으로 합병해야 한다. 단일 문제에 대한 파일 수가 적으면 비슷한 내용의 다른 문제가 있는 파일을 하나의 볼륨으로 병합할 수 있습니다. 테이프, 비디오 테이프, 사진, 영화, 컴퓨터 플로피 디스크 등 다양한 캐리어의 문서 및 파일에 대한 통합 분류 카탈로그, 별도 보관 및 카탈로그에 기재합니다. 문제를 분류할 때 파일 아카이빙은 주요 내용에 따라 정기적으로 진행되어야 하며 연속성을 유지해야 합니다. 어떤 내용의 서류는 작년의 같은 범주에 넣어야 하며, 일시적인 필요에 따라 마음대로 변경해서는 안 되며, 향후 찾기와 활용에 불편을 끼치지 않도록 해야 한다.
4. 보관 기간을 올바르게 나눕니다. 국가 관련 규정 및 보관 단위가 제정한 문서 보관 기한표에 따라 서류는 보관 기한에 따라 별도로 보관됩니다.
1. 서류자료는 국가기록국 2006 년 8 호' 기관서류보관범위 및 서류보관기한표' 와 보관단위가 제정한 보관기한표 규정에 따라, 서류자료는 영구와 고정 (30 년, 10 년) 두 가지 다른 보관기한에 따라 분리된다.
(1) 영구적으로 보존된 문서에는 다음과 같은 8 가지 중요한 측면이 있습니다. 첫째, 본 기관이 제정한 법률 규정 문서 자료입니다. 이 기사는 문학 장르의 특수성으로 이해하여 법률, 규정, 규정 및 정책 문서로 구체화할 수 있다. 둘째, 기관이 중요한 회의를 열고 중대 행사를 개최하여 형성된 주요 문서 자료이다. 본 기관이 개최하는 중요한 회의는 주로 본 기관에서 개최하는 당위, 인민 대표 대회, CPPCC 위원회, 경제업무회의, 기검회의 및 연례 업무회의, 당조 (당위) 회의, 행정사무회의, 중요한 전문업무세미나 등의 회의 서류를 가리킨다. 조직의 성격에 따라 조직에 중요한 영향을 미치는 활동이 계산됩니다. 기관 설정, 합병, 이름 변경, 인사 임용, 평가, 조직 규칙, 인력, 도장 활성화, 무효 등의 문서 자료. 셋째는 본 기관이 직능 활동에서 형성한 중요한 업무 문서와 자료이다. 주로 본 기관이 형성한 연도 이상 작업 계획, 요약, 규범성 문서, 중요한 업무 문서, 중요한 주제 조사 자료, 대사기, 조직 연혁, 종합 통계 보고서 등을 가리킨다. 넷째, 중요한 문제에 대한 기관의 지시와 상급기관의 승인, 지시, 보고, 요약, 종합통계보고입니다. 다섯째, 본 기관의 연혁, 인사 임면 등 문건 자료. 여섯째, 주택 매매, 토지 징용, 중요한 계약협정, 자산 등록 등의 서류 자료. 7 은 상급기관이 발표한 본 기관의 업무 주관에 속하는 중요한 서류와 자료로, 주로 법률, 규정, 규정, 업무 기준, 중장기 발전 계획 등을 가리킨다. 8 은 동급 기관과 하급 기관의 중요한 업무 문제에 관한 서신, 요청, 그리고 본 기관의 회답, 답변 등의 서류 자료입니다. 정부 문서 자료의 중요성과 일반성 파악, 영구 보존 여부, 정부 기능 및 활동의 규모, 보관 수준, 영향, 제작된 문서 자료의 정책 여부 등 여러 가지 요소를 고려해야 한다.
(2) 정기적으로 보관하는 문서, 서류는 주로 본 기관의 기능 활동에서 형성된 일반 업무 문서, 자료이다. 주로 본 기관의 각 부서가 직능 활동 수행에서 형성한 일반 규정, 방법, 의견 등의 서류 자료를 가리킨다. 둘째, 본 기관이 회의를 열고 활동을 전개하여 형성한 일반 문건 자료, 셋째, 본 기관이 형성한 사무관리 제도 안전 등의 방면의 일반 문건 자료입니다. 넷째, 본 기관의 인사 관리에 의해 형성된 일반 문서; 작업 계획, 요약, 주제 조사 자료 등을 포함합니다. 다섯째, 일반 문제에 대한 기관의 지시와 상급자의 답변, 지시. 시스템 엔지니어링은 단계적으로 진행되므로 각 단계에서 형성된 문서 자료는 일반 업무로만 간주될 수 있습니다. 일반적인 업무 보고, 요약, 통계표는 기관 각 부처가 자체적으로 형성한 문건을 가리키며, 한 부서나 한 방면의 기능 활동만 반영한다. 여섯째, 상급기관이 본 기관의 분관에 관한 업무를 발행하지만 집행해야 할 일반 문서 및 자료 (일반 회의 문서 및 자료 포함) 는 거의 대부분의 기관에 있습니다. 일반적이지만 일이 아니라 실천해야 할 것이다. 일곱째, 상급기관과 본급 기관에서 발부한 것은 업무 주관에 속하지 않지만 집행해야 할 서류와 자료이다. 이 문서에 언급된 상급자나 동급은 반드시 기관의 주관 업무가 아닐 수도 있지만, 자금 조달, 노보, 복지, 출장비 상환, 세금, 직함, 가족계획 등의 서류 자료를 참고해야 한다. 재정, 인사, 노동부에서 발급하다. 여덟은 동급 기관과 하급 기관의 일반 업무 문제에 관한 서신, 요청, 그리고 본 기관의 회답, 답변 등의 서류 자료입니다. 아홉은 하급기관이 제출한 연간 이상 계획 (장기 계획 포함), 요약, 통계, 중요 특집 보고서 등의 문서입니다. 위에서 정기적으로 보존한 9 편의 문장 중 7 편은' 일반' 이라는 단어를 사용한다. 문헌 자료의 "일반" 을 파악하려면 문헌 자료와 관련된 문제가 일반성과 기술성을 가지고 있는지 보아야 한다.
(3) 우리 회사의 보관기한표에 따르면 그해 보관한 서류를 분류할 때는 1, 원칙적으로 여러 보관기한의 서류를 혼동해서는 안 된다는 점을 유의해야 한다. 둘째, 보존 기간은 개별 파일의 중요도를 고립시키는 대신 하나의 문제 또는 파일 그룹의 중요도에 의해 정의되어야 합니다. 예를 들어, 현 교육업무회의의 자료는 30 년의 선진사적이 영구적일 뿐만 아니라, 우리도 이 선진사적을 영구화할 수 있다. 우리 현에서는 중대 활동, 중대 업무 기능을 통일하여 회의 자료 세트를 모아 모두 영구로 지정하였다. 셋째, 상급 업무 주관 부서의 문건은 영구적이고 엄격한 (정책, 규정, 정책적 문서), 어떤 중요한 문건은 30 년으로 정할 수 있고, 어떤 것은 10 년이다. 넷째, 동급 내설 부서는 현 기관 간판을 걸어 시한을 늘려야 한다. 다섯째, 동료 통보는 30 년 동안 지속될 것이다.
B. 회계 파일.
(1) 회계 증명서: 15 년 보관.
(2) 회계 장부: 현금 분개, 은행 분개 보존 25 년, 총계정 원장, 상세 원장 보존 65,438+05 년, 고정 자산 카드는 고정 자산 처분 청산 후 5 년 동안 보관됩니다.
(3) 회계 보고서: 기말 보고서 영구 보관 (텍스트 분석 포함), 월별 회계 보고서 보관 15 년.
(4) 기타 범주: 회계 이체 목록 보존 15 년, 회계 파일 보관 폐기 목록 영구 보존, 은행 잔액 조정 양식, 은행 명세서 보존 5 년.
。
C. 과학 기술 파일. 인프라 및 연구: 영구, 장비 파일: 장기.
E. 시청각, 전자 및 물리적 문서: 영구.
F. 업무 서류의 보관 기간은 상급 업무 부서의 요구에 따라 결정되거나 현 서류는 업무 서류의 기존 가치에 따라 결정된다.
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