撰寫查新報告包括幾個階段。
1.準備階段。
（1）專利檢索分析師需要了解項目的類型和背景，確定項目的目的和用途，並定義項目檢索的範圍，即了解客戶的真實需求。真實需求是專利檢索分析的原始依據，也是做好專利檢索分析報告的重要前提。
（2）需求方的聯系人可能並不真正了解或完全理解壹個項目的完整背景和目的，因此很難寫出即使符合最低要求的高質量項目需求書。因此，專利檢索分析師有必要積極了解項目的相關情況，不僅要與需求方的聯系人直接溝通，還要與項目相關的技術人員進行溝通和確認，從而清楚地了解整個脈絡和最終目標。專利檢索分析師還應通過其他渠道積極探索項目的壹些背景信息。
（3）專利檢索分析師確定項目的檢索區域、語言範圍、時間範圍、文檔類型範圍、數據庫範圍和相關技術內容範圍。上述每個檢索範圍都會極大地影響後續的檢索分析工作量和檢索分析調查結果，因此需求方和服務方需要謹慎並達成* * *理解。
2.檢索階段。
專利檢索分析師需要確定檢索主題和分類號，編制檢索要素表，構造檢索公式，並根據項目的檢索目的和範圍進行檢索。
（1）檢索階段最重要的兩個指標:檢索結果的完整性和準確性。
專利檢索分析師根據項目的實際情況做出選擇或平衡，最基本的考慮因素是項目的類型和目的。如果項目是大型工業專利分析項目，則應註意檢索結果的完整性；如果項目是新穎性檢索或無效檢索，則更應註意檢索結果的準確性。
（2）檢索階段大致可分為檢索和篩選兩個步驟。
專利檢索分析師需要不斷調試檢索關鍵詞和分類號，構建不同的檢索公式以獲得最佳檢索結果。即使在調試後獲得了最佳檢索策略，也可能需要兩次甚至三次搜索。篩選是排除無關專利並選擇目標專利的過程，有時也稱為去噪過程。在專利篩選中，可以根據項目的具體情況選擇批量篩選法或個體篩選法。這樣可以保證工作效率和結果的完整性和準確性。當然，在數據量較少的情況下，我們應該盡量選擇逐個篩選的方式。
3.分析階段。
分析階段是檢索和分析項目的核心階段。專利檢索分析師需要使用壹定的分析工具和方法對專利檢索數據的結果進行處理和整合，然後直觀地顯示出來，或者需要將檢索結果與特定目標進行比較，參考壹定的標準，並通過合理的推理得出傾向性結論。
4.寫作階段。
寫作是檢索分析項目的最後壹個階段。專利檢索分析師應首先構建專利檢索分析報告的框架，然後在撰寫專利檢索分析報告之前整合前面的各個階段。
（1）好的專利檢索分析報告不僅是專利信息分析報告，也是技術信息分析報告。應該是壹份“綜合信息”的分析報告，這裏的“綜合信息”應該包括專利技術信息、非專利技術信息、行業信息、市場信息、法律訴訟信息等等。
（2）撰寫好專利檢索分析報告，除了準備、檢索和分析三個階段外，專利檢索分析師還應收集、整理和分析上述其他信息，尤其是與專利信息關系最密切的非專利技術信息。通過對非專利技術信息的分析，可以幫助專利檢索分析師進壹步明確特定行業或技術領域的技術發展趨勢。
（3）報告結尾應根據項目目的給出合理的建議、對策、預案或應急處理方案。這些建議或對策可以是具體的、定向的甚至是非定向的，但只能對每壹種可能的對策進行客觀評估。