기업 파일 관리 규정
아카이브 관리는 아카이브 업무라고도 합니다. 기록 보관소와 기록 정보를 직접 관리하고 활용 서비스를 제공하는 기록 보관소의 다양한 업무를 총칭하는 용어입니다. 다음은 제가 정리한 기업 기록 보관소 관리 규정입니다. !
기업기록관리규정
제1장 총칙
제1조: 이 규정은 회사의 기록물 관리를 강화하고 기록물을 효과적으로 보호하고 활용하기 위해 특별히 제정한 규정이다. , 회사의 정당한 권익을 보호합니다.
제2조 이 규정에서 언급하는 파일은 회사의 업무, 운영, 기업경영, 홍보 등 각급 부서 및 직원이 직접 작성한 회사의 과거 및 현재의 기록을 말한다. 기타 각종 문헌, 도표, 장부, 증서, 명세서, 기술정보, 컴퓨터 디스크, 오디오 및 비디오, 영화, 명예물, 증서 등 다양한 형태의 역사적 기록
제3조 회사와 부서, 임직원은 파일을 보호할 의무가 있다.
제4조: 기록 보관소 업무는 계층적 저장과 계층적 검토의 원칙에 기초하여 통일된 지도하에 이루어지며 네트워크로 관리되어야 합니다.
제2장 기록 보관소 조직 및 책임
제5조 회사의 각 부서는 기록 보관소 관리를 담당할 전담 인력(예: 데이터 사무원)을 지정해야 합니다.
제 6 조 기록물의 업무는 회사 총경리의 통일된 지휘하에 이루어지며, 기록물 접수, 수집, 분류, 정리, 보관 등의 업무는 기록물을 별관에서 정한 사무소에 보관한다. 2 부서, 자회사, 합작 회사 및 합작 회사에 대한 모든 당사자의 보관 작업을 제공하고 감독합니다.
제7조 기록 보관소는 기록 보관 시스템을 점진적으로 개선하고 기록 보관소의 안전과 편리한 이용을 보장하며 과학적인 수단을 채택하여 기록 보관 관리의 현대화를 점진적으로 실현해야 합니다.
3장 파일 관리
8조 구성 방법:
1. 방법: 문제의 특성에 중점을 두고, 작은 볼륨으로 설정합니다. 각 사항 .
2. 단계:
A. 수집
문서 파일: 전년도의 볼륨을 당해 연도에 설정하고, 금년의 볼륨을 설정합니다. 해가 미리 설정되어 있습니다. 기업 과학 및 기술 아카이브: 완료된 프로젝트 볼륨이 확립되고, 완료되지 않은 프로젝트 데이터가 볼륨으로 구성됩니다.
나. 분류 및 설립시기에 따라 정리한다.
C. 분류 다음 분류 방법에 따라 분류합니다
D. 파일 설정 서로 다른 값을 구분하여 보관 기간을 결정합니다 : 영구, 장기, 단기.
9조 프로세스 관리:
1. 회사가 보관하는 파일: 회사 및 자회사의 각 부서의 데이터 담당자는 사전 문서화를 잘 수행해야 합니다. 행사 종료 후 또는 매 분기 첫 번째 달 10일 이전에 이전 분기에 제출해야 하는 사전 제출 서류를 한 권으로 정리하여 사무실에 인계하여 보관합니다. 사람은 그것을 스스로 적절하게 사용할 수 있습니다.
2. 부서에서 관리하는 기록 보관소: 각 분기의 첫 번째 달 10일 이전에 한 권으로 편집하여 사무실에 제출해야 합니다. 각 계층 관리인은 파일 및 사전 문서화된 자료의 일반 목록을 제출해야 합니다. 매년 2월 10일 이전에 사무실로 카탈로그를 제출하십시오.
제10조 감독: 사무실은 각 부서에서 보고한 일반 파일 목록과 사전 문서화된 자료 목록을 바탕으로 정기 또는 비정기 검사를 실시하여 각 부서 및 부서의 파일 관리를 감독해야 합니다. 일하다.
제11조 파기 : 총책임자에게 보고하여 승인을 받아야 하며, 파기 시에는 2인 이상이 파기 감독 및 서명을 담당해야 합니다.
제12조 회사 파일의 분류 및 번호 지정: 지정된 데이터 담당자는 사무실의 교육을 받은 후 관련 파일 분류 및 번호 지정 요구 사항에 따라 업무를 수행해야 합니다.
제13조 사업상 대외적으로 체결한 각종 경제계약은 <계약관리규정>에 따라 처리한다.
제14조 차용 : 회사가 문서를 빌리는 경우에는 파일조회서를 작성하여야 하며, 회사와 관련된 중요한 서류 및 자료를 임의로 가져갈 수 없습니다. 업무상 서류를 반출할 경우에는 파일심사를 신청해야 하며, 반출 전 반드시 사무실의 승인을 받아야 하며 사용 후 즉시 반납해야 합니다. 독자는 빌린 파일을 올바르게 보관해야 하며, 무단으로 복사, 교체, 변경, 훼손, 밑줄 긋는 등의 행위를 하여서는 안 되며, 분실을 방지하기 위해 무작위로 배치해서도 안 됩니다.
제15조: 계층적 검토: 회사는 특정 검토 분류를 공식화할 절대적인 권리를 갖습니다.
제4장 파일 백업 시스템
제16조 회사의 모든 귀중문서, 명세서, 영업기록 등은 백업되어야 한다.
제17조 모든 부서는 컴퓨터를 관리용으로 사용하고 비즈니스 데이터의 디지털 처리 및 보존을 촉진하기 위해 최선을 다해야 합니다. 컴퓨터에 저장된 정보 및 파일은 "컴퓨터 관리기준"에 따라 관리됩니다.
제18조 백업디스크와 원본디스크는 별도로 보관해야 하며, 회사의 백업디스크는 회사 외부에 보관해야 한다.
제5장 처리규정
제19조 다음 행위 중 하나가 발생한 경우, 사안의 심각도에 따라 50~500위안의 급여를 공제한다. 범죄인 경우 법에 따라 형사책임을 집니다.
1. 회사 파일을 무단으로 손상, 분실 또는 파기하는 행위
2. 회사 파일을 무단으로 제공하거나 발췌하는 행위
3. 파일을 변경하거나 위조하는 행위
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4. 파일 관리자가 적시에 보고하지 않거나 관리가 부실한 경우
5. 절차를 따르지 않고 직급 이상으로 차용, 반출, 확인하는 자(파일관리자도 동일 처벌)
제6장 책임
제21조 본 제도 Weifan Company의 모든 직원과 부서에 적용됩니다.
제22조 이 시스템의 감독을 담당하는 부서는 회사 사무실입니다.
첫 번째 책임자는 각 부서에서 지정한 정보 책임자입니다.
두 번째 담당자는 정보 담당자입니다. 직원이 소속된 부서의 부서장입니다.
업무 데이터 관리 규정
회사의 기록물 관리 수준을 향상시키고 업무 데이터 보관의 표준화 및 표준화를 더욱 강화하기 위해 "인민공화국 기록물법"에 의거 이 규정은 중국'과 '중화인민공화국 기록물법 실시방법'에서 제정한다.
1. 비즈니스 데이터 아카이빙에 대한 책임
비즈니스 데이터 관리 표준을 수립하고 각 비즈니스 부서의 데이터 아카이빙 업무를 지도, 검사 및 교육하는 업무를 총괄하는 부서입니다. 부서는 전문적이고 구체적인 비즈니스 정보의 수집, 분류, 저장, 식별, 통계 및 활용 제공을 담당합니다. 완료된 프로젝트는 사업부에서 보관하고, 지정된 시간 내에 통합 보관을 위해 사무실로 전달됩니다. 롤박스(클립) 등 소모품은 사무실에서 일률적으로 배정하고 사업부서에서 신청합니다.
2. 보관된 문서에 대한 요건
1. 보관된 문서의 내용은 사실이고 정확해야 합니다.
2. 보관된 문서 자료는 제목, 서명, 시간(년, 월, 일), 인감, 본문 및 첨부 파일, 공문서의 최종 버전 및 발급 양식 등 문서 제작 요건을 충족해야 합니다. , 상사와의 의사소통 양식, 지침 및 승인 요청, 특별 자료 세트가 완료되어야 합니다.
3. 보관된 문서는 품질이 좋고, 깔끔하게 작성되었으며, 손글씨가 명확해야 합니다.
4. 보관된 문서의 필기는 장기 보관 요구 사항을 충족해야 하며 청흑색 잉크나 카본 잉크 또는 사용하기 쉬운 고품질 잉크를 사용하여 작성하거나 제작해야 합니다. 퇴색하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 예: 볼펜, 연필, 카본지, 순청색(빨간색) 잉크 및 기타 필기 재료.
5. 보관 문서 자료의 용지 형식은 요구 사항을 충족해야 하며, 일반적으로 문서 자료는 A4 용지를 사용해야 하며, 필요한 경우에는 A3 용지를 사용할 수 있습니다. .
3. 정리 요건
1. 사건 파일의 제목
사건 파일의 제목은 간결하고 정확해야 하며, 내용을 요약할 수 있어야 합니다. 파일에 있는 문서의 내용과 구성 요소.
사례 파일 제목 구성 형식:
(1) 표준명 + 업종
(2) 양도소번호 + 업종
(3) 시간 + 업무 유형
2. 볼륨 내 파일 정렬
(1) 보관 파일 디렉터리
보관 파일 디렉터리 제목과 기타 특성을 문서화하고 문서 배열 순서를 고정하는 테이블입니다.
(2)보관된 파일
볼륨에 보관된 파일은 일반적으로 중요도나 시간 순으로 정렬됩니다.
분리할 수 없는 서류는 순서대로 정리해야 합니다. 즉, 원본은 앞에, 첨부서류는 뒤에, 승인서와 지시사항은 앞에, 요청서와 보고서는 안에 넣어야 합니다. 뒷면은 공문서, 뒷면은 상사 도착, 서면은 뒷면, 서면은 앞면입니다. 뒤쪽에. 중요문서의 수정안은 최종안 이후 순차적으로 정리됩니다.
(3) 시험 준비 양식
시험 준비 양식은 본 사건 파일에 포함된 자료의 결함, 수정, 보충, 제거 및 파기 사항을 설명하는 문서입니다.
3. 케이스파일 결속
(1) 볼륨박스
볼륨박스(클립)의 길이와 너비는 315mm와 235mm이며, 필요에 따라 두께를 결정할 수 있습니다. 게이지를 30mm, 40mm 또는 50mm로 설정합니다.
파일 상자(폴더)의 표지 항목에는 사건 파일 제목, 편집 단위, 편집 시간, 저장 기간, 기밀 수준 및 파일 작성자가 포함되어야 합니다.
(2) 케이스 파일 바인딩
케이스 파일을 바인딩하기 전에 파일에 있는 문서에 있는 금속 물체(스테이플, 핀 등)를 제거해야 합니다.
문서는 그렇지 않습니다. 남은 제본선은 패치하고 모서리를 처리해야 하며, 손상된 부분은 잘 붙여야 하며, 큰 부분은 깔끔하게 접어야 합니다.
보관된 파일 디렉토리와 보관된 자료를 함께 가져가세요. 왼쪽 하단부터 리벳 결속기를 사용하여 단단히 묶고, 뒤집지 말고, 페이지를 흩뜨리지 말고, 단어를 누르지 마십시오.
4. 전자 파일 굽기
보관이 완료된 후 사건 파일의 전자 버전을 1회 기록 가능 CD와 같은 내구성 있는 매체에 구워야 합니다. 디스크 라벨에는 연도와 케이스 파일 제목이 표시되어 있으며, 볼륨 박스(클립)에 함께 넣어두세요.
금융회사의 업무서류 관리에 관한 규정
제1장 일반규정
제1조는 금융회사의 업무서류 관리를 규정한다. "중화인민공화국 및 중화인민공화국"에 국가기록원법, 중화인민공화국 상업은행법, 중화인민공화국 보험법, 중화인민공화국 증권법 및 기타 관련 법률은 금융회사의 실제 업무에 기초하여 제정됩니다.
제2조 이 조례에서 말하는 “금융기업 업무 기록 보관소”라 함은 금융업, 금융금융, 자본시장, 기타 금융업 등 서비스 활동을 처리함에 있어 금융기업이 설립한 각종 운송업체를 말한다. 보험 및 신탁이며 기록의 형태로 보존 가치가 있습니다. 제3조 본 규정은 중화인민공화국 영토 내에서 법률에 따라 설립된 다음 금융 기관에 적용됩니다.
(1) 정책 은행, 상업 은행, 농촌 협동 은행, 도시 신용 협동 조합, 농촌신용협동조합.
(2) 자산관리업을 영위하기 위해 법률에 따라 설립된 증권회사, 선물회사, 기금관리회사 및 그 자회사.
(3) 보험그룹(지주)회사, 보험회사, 보험자산운용회사, 보험전문중개회사.
(4) 신탁회사, 금융자산관리회사, 기업집단금융회사, 금융리스회사, 소비자금융회사, 자동차금융회사, 화폐중개회사.
(5) 환전업, 지급결제업, 펀드판매업을 영위하는 회사.
(6) 금융 사업 활동에 종사하는 기타 승인된 기업.
제4조 금융 기업 업무 서류는 금융 기업과 고객의 이익을 보호하고, 소비자 권리를 보호하고, 금융 위험을 예방 및 통제하고, 경제 범죄를 퇴치하고, 국가 경제 안전을 보장하고, 경제 및 사회 증진을 위해 매우 중요합니다. 이는 금융 기업 기록 보관소의 중요한 부분이자 기업 관리의 기초입니다. 기업 기록 보관 부서에 의해 중앙 집중화되고 통일된 관리가 이루어져야 합니다.
제5조 각급 기록 관리 부서는 각급 금융 업무 감독 관리 기관과 그 파견 업무에 따라 금융 기업의 업무 기록에 대한 지도, 감독, 검사를 담당합니다. 사무소는 금융기업의 업무기록 관리를 담당하며, 금융업무 감독 및 관리 시스템과 프로세스에 통합되어 업무와 동시에 감독을 받습니다.
제6조 금융기업의 기록관리부서 또는 기록관리부서(이하 통칭하여 '기록관리부서'라 한다)는 기업의 업무기록업무에 대한 전반적인 기획, 감독, 지도, 검사를 책임진다. . 모든 관련 사업 부서는 기록 보관 부서 조직 및 구현과 협력합니다. 금융회사 각 영업점의 기록부서는 해당 영업점의 영업기록을 관리하고, 소속 영업점의 영업기록을 감독, 지도, 점검하는 업무를 담당한다.
제7조 금융기업은 업무 문서 및 자료를 업무 프로세스에 형성, 축적, 분류 및 보관하고 업무 업무에 포함시키는 업무 문서 및 자료에 대한 통일된 기록 관리 시스템을 구축하고 개선해야 합니다. 또는 비즈니스 부서의 책임 범위와 비즈니스 직원의 직무 책임 시스템에 포함된 프로젝트 계획으로, 기업 평가 시스템 및 보상 및 처벌 시스템에 포함되어 비즈니스 문서 및 자료의 완전한 보관을 보장합니다.
제8조 금융 기업은 업무 파일의 진실성, 완전성, 효율성 및 안전성을 보장하고 기업의 요구 사항을 충족시키기 위해 업무 파일의 저장, 활용, 식별 및 파기에 관한 관련 시스템을 구축하고 개선해야 합니다. 증거, 책임, 정보, 역사 보존 및 기타 요구 사항 측면을 위해.
제9조 금융기업은 기록업무에 대한 책임체계를 구축하고 규정에 따라 기록을 보관하지 않거나 기록물을 훼손, 분실, 유출한 자에 대해 상응하는 처벌을 가해야 한다.
제10조 금융기업의 기업기록 관리인원은 상응하는 전문 기록지식과 기술을 보유하고 정기적인 경영교육을 받아야 한다.
제2장 업무문서 정리 및 보관
제11조 금융기업은 국무원 금융감독관리부서와 금융감독관리부서의 법률, 행정법규, 규칙, 규정을 준수해야 한다. 기록 관리 부서는 업무 흐름과 결합된 표준 문서의 요구 사항에 따라 회사의 업무 문서 및 자료의 제출 범위와 업무 범위 또는 업무 흐름이 변경될 때 업무 파일의 보관 기간 일정을 공식화해야 합니다. 적시에 개선되었습니다.
보관 범위 및 보관 기간의 결정은 금융 활동에 대한 국가의 규제 요구 사항을 충족해야 하며 기업 이익과 고객 권리를 보호해야 하는 필요성을 충족해야 합니다. 비즈니스 파일의 보관 기간은 보관 기간보다 짧아서는 안 됩니다. 관련 법률 및 규정에 명확히 규정되어 있습니다. 전자 업무 파일의 보관 기간은 유사한 종이 파일의 보관 기간보다 짧을 수 없습니다.
제12조 금융기업 기록관리부는 문서 및 자료 작성 규칙을 준수하는 원칙에 따라 관련 국가 규정에 따라 업무 문서 및 자료의 보관을 연구하고 결정해야 합니다. 문서와 자료 간의 유기적 연결을 유지하고 보관, 검색 및 활용을 촉진합니다. 번호 부여 방법을 구성 및 분류하고 관련 표준을 제정하여 상대적으로 안정적으로 유지합니다.
제13조 금융기업의 업무부서는 관련 규정에 따라 보관해야 할 서류와 자료를 필요에 따라 정리, 정리하고 기업의 보관 부서에 인계하여 집중적으로 관리해야 한다. 정기적으로 접수 및 인계 절차를 처리합니다. 구체적인 신고기한은 국가가 별도로 정하지 아니하는 한 업무의 성격에 따라 정할 수 있으며 늦어도 다음 연도 12월 31일을 초과할 수 없다.
제14조 금융기업 서류 및 자료는 일반적으로 1부로 보관되며, 중요하거나 자주 사용되는 서류 및 자료의 경우 적절하게 사본 수를 늘릴 수 있습니다.
제15조 기업 관리에 속하는 업무 문서 및 자료의 경우 원본은 관리 파일에 보관해야 하며 사본은 관련 업무 파일에 저장하고 상호 참조 번호를 표시할 수 있습니다.
제16조 금융기업은 국가 관련 규정에 따라 서류를 기록해야 한다.
제17조 종이 문서와 전자 문서를 동시에 보관하는 경우 문서 내용, 관련 설명 및 설명은 일관되어야 하며 전자 매체 형태로만 제공되는 업무 보관은 전자 문서에 관한 국가 규정을 준수해야 합니다. 전자 기록 보관소 관리에 대한 규정 및 표준의 보관 및 구현.
제18조 금융 기업이 업무 정보 시스템을 구축할 때 기록 보관 부서가 참여해야 하며 기록 보관 부서는 형성된 전자 문서가 보관될 수 있도록 보장하고 전자 문서 보관 관리에 대한 관련 요구 사항을 제안해야 합니다. 보관 후 전자 문서는 전자 기록 관리 요구 사항을 준수합니다.
제19조 업무 직원의 직위가 변경되면 담당 업무에 관한 문서와 자료를 적시에 이전해야 하며 빌린 파일과 미지급 파일을 정리해야 합니다.
제20조 법에 따라 투자하고 설립한 국내 금융기업이 해외 기관을 갖고 있는 경우 해외 기관에 대한 업무문서 관리 시스템을 구축해야 한다.
제3장 기업 기록 보관소 관리
제21조 금융 기업은 기록물 보호 및 안전 관리 요구에 부합하는 기업 기록 보관 장비와 창고를 갖추고 창고 시설과 보관소를 보장해야 합니다. 정상 작동 장비.
제22조 금융 기업은 관련 요구 사항에 따라 전자 업무 파일을 저장하고 안전하게 관리해야 하며 전자 업무 파일의 신뢰성, 완전성, 보안 및 가용성을 보장해야 하며 중요한 업무 파일을 이질적으로 관리해야 합니다. -비즈니스 파일의 보안을 보장하기 위한 사이트 백업. 아카이브 정보의 보안에 대한 궁극적인 책임은 금융회사에 있습니다.
제23조 금융기업이 업무기록 관리를 아웃소싱하는 경우 계약자의 정보보안 능력과 자질을 엄격하게 검토해야 한다. 계약을 체결할 때에는 파일의 안전한 보관, 정보의 비밀유지, 제공 및 활용에 관한 책임과 합의사항을 명확히 하여 업무파일의 안전과 활용을 보장해야 합니다.
국가 기밀과 관련된 업무 파일을 보관하기 위해 사회적 중개 기관에 아웃소싱하거나 위탁하는 것은 엄격히 금지됩니다.
제24조: 금융 기업의 기록 보관 부서는 기업 기록 관리의 통계 업무와 통계 데이터의 연구 및 활용을 잘 수행하여 통계 데이터의 무결성, 정확성 및 연속성을 보장해야 합니다.
제25조 금융기업은 업무 기록 관리 정보 시스템을 구축하고 전자 업무 기록 관리 수준을 점진적으로 향상시켜야 한다. 기업 기록 관리 정보 시스템의 기능은 관련 국가 규정을 준수해야 합니다.
제4장 기업 기록 보관소의 활용, 평가 및 처리
제26조 금융 기업은 기업 기록 보관소의 검색 및 조회를 용이하게 하기 위해 기업 기록 보관소 검색 도구를 준비해야 합니다.
제27조 금융 기업은 업무 파일의 접근 및 사용을 등록해야 하며 권한을 벗어난 사용에 대한 승인 절차를 수행해야 합니다.
제28조: 금융 기업 기록 보관 부서는 기업 기록 보관 서비스 제공 및 활용을 적극적으로 수행하고, 기업 기록 보관의 편집, 연구 및 개발을 강화하고, 기업 금융 업무 활동 및 관리 업무의 수요를 충족해야 합니다. .
금융회사는 법에 따라 공무를 수행할 수 있도록 관련 업무 감독 부서 및 사법 부서에 진실하고 정확한 업무 파일을 제공해야 합니다.
제29조 금융 기업은 관련 규정에 따라 만료된 업무 파일을 평가하고 손실된 만료된 업무 파일을 평가하기 위해 리더, 문서 보관 부서 및 업무 부서 직원으로 구성된 문서 평가 팀을 구성해야 합니다. 그 보존 가치는 기업 책임자의 승인과 서명 후에만 파기될 수 있습니다. 기록물의 파기는 지정된 장소에서 이루어져야 하며, 지정된 사람의 감독을 받아야 합니다. 파기된 파일은 평가보고서와 함께 등록하여 영구 보관해야 합니다. 만료되었으나 해결되지 않은 채권 및 채무 또는 기타 해결되지 않은 문제가 있는 비즈니스 파일은 파기되지 않습니다. 국가와 사회에 중요한 보존가치가 있는 기업기록물은 장기간 보관해야 한다.
제30조 금융기업이 여러 가지 이유로 변경 또는 종료되는 경우 업무파일은 국가 관련 규정에 따라 적절하게 처리되어야 한다.
제31조 금융기업은 문서관리부문의 허가 없이 어떠한 방식이나 형태로든 국가기밀 관련 업무문서를 국외로 반출해서는 안 된다.