기업이 파일 관리를 잘 수행하는 방법
서론: 기록관리는 기록물의 수집, 정리, 보관, 식별, 통계, 활용 제공 등 일련의 활동을 총칭하는 것으로 기록관리의 궁극적인 목적은 권위 있고 신뢰성 있는 기록물을 제공하는 것이다. 아카이브 정보 서비스에 대한 정보. 시대의 발전과 사회의 진보에 따라 현대 기록관리는 상대적으로 전문적이고 복잡한 시스템 프로젝트가 되었습니다. 특히 기록관리의 현대적 발전 요구에 따라 기록관리는 새로운 도전과 기회에 직면해 있습니다. 기업이 기록물 관리를 잘하는 방법
1. 기록물 관리의 주체는 사람이다
기록물 관리 인력의 질은 기록물 관리 업무에 직접적인 영향을 미치므로 기록물 관리 업무의 개선 기록관리 인력의 자질 자질은 기록관리 수준을 향상시키기 위한 중요한 전제조건이다: 자격을 갖춘 기록관리자는 세 가지 기본 자질을 갖추어야 한다:
1.1 좋은 이념적, 정치적 자질
이념적 정치적 자질은 문서관리 직원의 정치이론 수준, 정치적 태도, 당 및 국가기밀을 엄격히 준수한다는 인식 등을 말한다.
1) 기록 보관소 업무의 정치적 성격에 따라 기록 보관소 관리자는 올바른 정치적 방향과 높은 정치적 책임감을 갖고, 올바른 정치적 견해와 가치를 확립해야 합니다.
기록 보관소 관리자는 다음과 같은 사항을 준수해야 합니다. 시대에 발맞추다 시대에 발맞추고 정치학습을 강화하며 당의 노선과 원칙, 방침을 정확히 이해하고 정치의식과 당정신을 끊임없이 제고한다.
2) 확고한 정치적 태도와 예리한 정치적 식견을 가지고 있다
기록 보관소의 노선과 원칙, 방침을 비롯한 주요 원칙 문제들에서 당 중앙과 높은 수준의 일관성을 유지한다 기록 보관소 업무 규율과 기록 보관소법 및 기타 보관법 및 규정의 이행을 준수합니다. 올바른 법적 이념을 확립하고 법에 따라 파일을 관리하는 의식을 강화하며 옳고 그름을 구별하는 능력을 향상시키고 법률과 규정을 준수하며 파일의 정치적 안전을 보장합니다.
3) 충실하고 신뢰할 수 있으며, 기밀을 엄격히 유지하고 강한 기밀성을 갖습니다.
기밀성은 아카이브 작업의 또 다른 중요한 특징입니다. 기록 보관인은 비밀을 유지하는 중요한 임무를 맡고 있으며, 정치적으로 신뢰할 수 있고, 입을 다물고, 해서는 안 될 말은 하지 않겠다는 결심이 있어야 하며, 좋은 기밀 유지 자질을 갖추고 있어야 합니다. 또한, 엄격한 기밀 유지 습관을 갖고 기밀 문서 및 자료를 함부로 배치하지 않으며, 허가받지 않은 사람이 기록 보관소의 중요 구역에 출입하는 것을 허용하지 않습니다. 디지털 아카이브 관리의 네트워크 시대에 아키비스트의 기밀성은 아카이브 정보의 네트워크 보안까지 확장된다는 점을 지적할 만하다. 즉, 아키비스트는 비밀을 전달하거나 유출하지 않음으로써 아카이브 정보의 보안을 보장해야 합니다.
1.2 높은 직업 윤리를 갖습니다.
업계에서 좋은 일을 하려면 직원은 업계의 직업 윤리를 갖춰야 하며 기록 보관소 직원도 아카이브 업무에 대한 직업 윤리를 따라야 합니다. 요약하자면 크게 세 가지 측면이 있습니다.
1) 아카이브 작업과 아카이브 사업에 대한 사랑
아카이브 작업은 아키비스트로서 아카이브의 원리를 이해하는 것이 중요하고 기본적인 작업입니다. 일. 중요한 위치. 당신이 직업이나 직업을 사랑할 때만 그것을 위해 열심히 일하고, 그것을 위해 음식과 잠을 잊고, 그 일을 위해 사심 없이 기여할 수 있습니다. 기록 보관소는 국가의 귀중한 재산입니다. 기록 보관 사업을 사랑하는 기록 보관인은 이런 신성한 일에 참여한다는 사실에 자부심을 갖고 있으며 이러한 위대한 일을 기다린다는 자부심을 갖고 있습니다. 이것이 기록 보관인이 가지고 있는 최초의 전문적인 생각이다.
2) 기꺼이 기여하고 봉사를 자신의 책임으로 받아들입니다.
기록 보관 작업은 봉사 지향적이고 보조적인 작업이므로 그 자체의 가치를 반영하기 위해 다른 작업에도 봉사해야 합니다. 기록관리인력의 가치를 반영한 것입니다. 그러므로 기록관리인은 기록물을 더 잘 관리하고 사회나 개인에게 봉사해야 한다. 서비스를 제대로 수행하려면 좋은 서비스 인식을 확립해야 합니다. 제공되는 서비스가 사용자에게 도움이 될 때 아키비스트의 가치도 반영됩니다. 서비스 분야에서 좋은 일을 하기 위해서는 아키비스트가 열정적인 서비스 태도를 갖고, 최선을 다하고, 적극적으로 행동하고, 마음과 인내, 배려로 사용자에게 헌신적인 서비스를 제공해야 합니다.
3) 기록을 존중하고, 역사를 존중하며, 사실에 근거하여 진실을 찾는 작업방식을 견지한다.
기록은 기록의 본래 모습을 유지해야만 진정한 역사의 기록이다. 아카이브의 가치가 진정으로 반영됩니다. 그러므로 사실에 근거한 파일과 실무파일을 구축하는 것은 기록관리인이 확립해야 할 전문적인 사고이자 행동강령이다. 수집, 분류, 보관, 활용 과정에서 아카이브의 본래 모습을 존중한다는 원칙을 준수해야 하며, 아카이브를 임의로 변경, 편집, 변조해서는 안 됩니다. 아카이브 관리자는 아카이브 외관의 무결성을 보호해야 하지만, 아카이브 내용의 진정성 보호에도 주의를 기울여야 한다.
기록관의 기본 특성은 독창성과 진정성이다. 기록관리자는 사실을 존중해야 하며, 주관적인 가정에 근거한 성급한 발언이나 추측을 지양하고, 역사에 대해 책임 있는 자세로 행동해야 한다. 사실로부터 진실을 찾아 업무를 수행하고 엄격한 업무 스타일을 개발합니다.
1.3 탄탄한 전문지식과 자질을 갖추고 있다
1) 기록보관직업에 대한 기초지식을 종합적으로 숙지한다.
기록관리자는 기록관리, 과학기술 기록관리를 숙달해야 한다. , 기록문서 편찬, 기록물 보호 기술, 기록물 마이크로카피 기술, 기록물 관리 컴퓨터 등의 이론적 지식과 더불어 특강 청취, 참여 등 다양한 채널을 통해 기록과학 분야의 최신 연구 동향을 습득해야 한다. 세미나에서. 아카이브 관리자는 또한 과학적 연구 역량을 향상시키기 위해 아카이브 연구를 수행해야 합니다.
2) 기록물 관리의 모든 측면에 대한 프로세스와 방법에 능숙해야 합니다.
기록물 관리 담당자는 기록물 수집, 분류, 보관에 이르기까지 기록물 사업 업무의 모든 측면을 숙지해야 합니다. , 식별, 통계, 제공 활용 등의 단계를 숙지하고 이를 능숙하게 운용할 수 있어야 하며, 다양한 카테고리의 파일과 다양한 캐리어 파일의 관리 방법도 숙지해야 합니다.
사회의 진보와 기술의 발전은 새로운 것의 출현을 촉발시켰고, 아카이브의 종류와 종류도 끊임없이 풍부해지고 있다. 새롭게 떠오르는 기록물에 대하여 기록물관리자는 대담하고 혁신적인 정신을 갖고, 과학적이고 합리적인 관리방법을 모색할 수 있는 용기를 갖고, 새로운 것을 다루는 기술과 기술을 향상시켜야 합니다.
3) 각종 기록사업 정책과 기준을 이해한다
당과 국가의 관련 지침, 정책, 기록사업 규정문서를 숙지하고 기록사업의 다양한 측면을 숙지한다. 업계 표준, 성격, 범위 및 기능에 대해 깊이 이해하고 상급 기록 관리 부서의 다양한 업무 규정을 숙지하고, 기록 보관 업무로 인해 뒤처지지 않도록 다양한 규정의 조정 또는 변경 사항을 적시에 파악합니다. 정보 부족 현상.
간단히 말하면 기록관리인은 기록관리 전문규정, 정책, 기본 기록관리 전문지식 및 기타 전문지식을 자신의 업무실태에 유연하게 적용하고 능숙하게 업무를 완수해야 한다.
2. 기록물 관리의 주체는 컴퓨터이다.
컴퓨터 기술의 합리적인 발전과 응용은 기록물 관리에 편리한 기술적 수단을 제공한다. 파일 관리의 효율성을 향상시키고 파일 회수율과 정확도를 향상시키며 검색 속도를 높일 뿐만 아니라 파일 정보를 통해 리더십 의사 결정, 경제 건설 및 대중에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다. 현대적인 파일 관리와 컴퓨터는 긴밀하게 연결되어 있습니다. Together에 통합되었습니다.
2.1 컴퓨터 파일 관리는 보관, 보존 및 관리, 활용 및 서비스의 세 단계로 나눌 수 있습니다.
그 중 아카이빙 단계는 문서 처리 작업을 포함하는 기초 단계입니다. 사전 기초 작업이 많습니다. 현재 컴퓨터는 거대하고 복잡한 정보와 데이터를 고효율로 처리하기 위한 현대적인 첨단 도구로 널리 사용되고 있습니다.
컴퓨터를 효과적으로 사용하기 위한 전제조건은 컴퓨터에 정확한 데이터를 입력해야 한다는 점이다. 그렇지 않으면 컴퓨터 파일 관리 업무 전체가 혼란에 빠지게 된다. 필요한 각종 정보의 원본 데이터를 컴퓨터에 입력하는 것을 일반적으로 예비기초작업이라 하며, 입력된 정보와 데이터를 수집, 분류, 기록하는 일련의 기본작업을 포함한다. 사전처리의 기본작업을 강화하는 것은 기록물 전산관리를 실시하기 위한 전제조건이며 기록물 전산관리의 기술적 요구사항을 완벽하게 충족시킵니다.
2.2 파일을 장기간 안전하게 보관하려면 자동화된 모니터링 방법이 필요합니다.
파일 정보를 잘 활용하려면 먼저 파일을 잘 보관해야 합니다.
아카이브를 구성하는 재료의 수명은 보관 조건과 큰 관계가 있습니다. 종이의 노화를 늦추기 위해 컴퓨터를 사용하여 창고의 온도와 습도를 엄격하게 제어할 수 있으며 화재 예방, 도난 방지, 방습 등을 달성하는 데에도 사용할 수 있습니다.
2.3 아카이브 활용의 적시성을 위해서는 빠르고 편리한 검색 방법이 필요합니다.
사회가 발전함에 따라 아카이브 활용에 대한 요구 사항도 다양해지고 있으며, 다양한 학술 연구에 대한 기대도 높아지고 있습니다. 신속하고 종합적이며 정확하게 정보에 접근할 수 있는지 여부, 아카이브가 상업화된 경제 활동에서 시기적절하고 정확하며 완전하게 사용될 수 있는지 여부는 기업의 흥망성쇠와 관련이 있으며 컴퓨터의 빠른 정보 검색 기능이 크게 충족됩니다. 이 요구.
2.4 사무 자동화, 제품 디자인 및 생산 프로세스 자동화는 기계가 읽을 수 있는 파일이나 전자 파일을 직접 생성하므로 파일 관리도 컴퓨터를 사용하게 됩니다.
간단히 말하면, 기록관리를 잘하는 데 있어 결정적인 요소는 사람이다. 동시에 현대 기록관리가 컴퓨터 기술에 의존하고 있다는 점은 자명하다. 기록관리인은 좋은 이념적, 정치적 자질을 갖추어야 할 뿐만 아니라, 업무 수행 중에 학습하고 향상하는 것 외에도 계획적이고 목적 있는 방식으로 향상되어야 합니다. 이를 통해 우리는 시대의 흐름에 보조를 맞추고, 기록 보관소 관리 및 이용의 효율성과 가치를 크게 향상시키며, 경제 발전과 사회를 위한 서비스를 제공할 수 있습니다.